Katalog in naročilnica

KATALOG

NAROČILNICA

Poslanstvo, vrednote in vizija kot ključni elementi strateškega načrtovanja v vrtcu, šoli, zavodu

Strateško načrtovanje je proces določanja, kaj se bo z organizacijo dogajalo v prihodnjem časovnem obdobju, kam bo šla, kako bo prišla tja in kako bo ugotavljala, ali je prišla tja. Henry Mintzberg pravi, da gre za sistematičen proces, v katerem organizacija med različnimi možnimi oziroma verjetnimi scenariji prepozna prednostne naloge, ki so bistvene za uresničevanje njenega poslanstva in sledenje želeni prihodnosti – viziji. Organizacija se ob pomoči strateških načrtov osredotoči na svojo vizijo in osnovne naloge in zagotavlja, da bodo njeni ljudje delovali v skladu z njenimi vrednotami in poslanstvom ter v smeri istih ciljev.

Vsako strateško načrtovanje zahteva sredstva in čas, dve neprecenljivi dobrini v vsaki organizaciji. Še več, določanje ciljev in usmeritev v hitro spreminjajočem se okolju zahteva velikanske količine volje – in tudi optimizma. Zakaj naj bi se potem organizacija sploh trudila s strateškim načrtovanjem? Odgovor je preprost: dobro pripravljeni načrti povečajo možnost, da vsakodnevne dejavnosti organizacije privedejo do želenih rezultatov. Drži, načrtovanje samo po sebi še ne zagotavlja vrhunskih rezultatov – če nameravajo organizacije doseči želene rezultate, je treba načrte tudi uresničiti. A v okviru strateškega načrtovanja je pot za uresničevanje zastavljenih ciljev močno olajšana: že sam proces načrtovanja pripomore, da se zaposleni osredotočijo na resnične prioritete organizacije in s tem izboljšajo delovne procese.

Strateško načrtovanje je torej proces, ki omogoči organizacijam, da:

·        ugotovijo kam (in zakaj) gredo;

·        ugotovijo, kaj morajo postoriti, da dosežejo izbran cilj, in predvidijo alternativne poti, da dosežejo zahtevane rezultate;

·        izberejo najboljše poti do cilja;

·        načrtujejo načine doseganja ciljev, jih razvijajo in izvedejo ter

·        ocenijo, kako dobro delajo, kaj so že naredile in kako lahko popravijo napake in izboljšajo svoje delovanje.

Strateško načrtovanje pomaga prepoznati vrzeli med tistim, kar naj bi organizacija počela in dosegla, in tistim, kar počne in dosega v resnici. Šele ob prepoznanju te vrzeli lahko organizacija pripravi akcijski načrt, ki jo bo usposobil, da jo bo zmogla premagati.

Strateško načrtovanje lahko torej razumemo kot orodje vodenja, namenjeno preprostemu cilju – pomagati organizaciji k boljšemu in učinkovitejšemu delu. Energijo organizacije in zaposlenih osredotoča proti istim pomembnim ciljem in zagotavlja, da si vsi prizadevajo za njihovo doseganje. Strateško načrtovanje si prizadeva sprejeti temeljne odločitve in predvideti dejanja, ki bodo oblikovala in vodila organizacijo, določala, kaj ta sploh JE, KAJ POČNE, ZAKAJ počne to in kaj BO POČELA v prihodnosti. Zato je ključni element vsakega poglobljenega strateškega načrtovanja razprava o vrednotah, poslanstvu in viziji. Tudi John Naisbitt pravi, da je »strateški načrt ničvreden, če mu ne predhodi vizija«.

Strateško načrtovanje se v marsičem razlikuje od tradicionalnega pristopa k načrtovanju, ki temelji pretežno na mehanicističnih in statistično-matematičnih modelih. Ta »znanstveni« pristop zavrača vpletanje »mehkih« spremenljivk, kot so vrednote, ali občutek poslanstva v proces načrtovanja; strateško načrtovanje pa priznava motivacijsko vlogo teh dejavnikov in jih upošteva. Ne omejuje se le na surove podatke o organizaciji, njenem delu in učinkovitosti, ampak jih tudi interpretira, razlaga in pojasnjuje. Strateško načrtovanje vključuje izbiranje prednostnih nalog – sprejemanje odločitev o dolgoročnih in kratkoročnih ciljih ter sredstvih in načinih za njihovo doseganje. Primernost prihodnjih ravnanj določa s širokim in odprtim dialogom, ker temelji na predpostavki, da mora biti soglasje o prednostnih nalogah v organizaciji kar najširše. Ko strateški načrt določi glavne cilje in prednostne naloge organizacije, njegovi dolgoročni cilji vključujejo tudi kratkoročna dejanja, saj je verodostojen in uporaben le pod pogojem, da so dolgoročni in kratkoročni cilji skladni.

Strateško načrtovanje je strateško, ker vključuje izbiro, kako se najbolje odzvati na pogoje dinamičnega in včasih celo nenaklonjenega okolja. Organizacijam omogoči, da se soočijo s spremembami potreb uporabnikov, konkurenco in tekmovalnostjo ter drugimi dejavniki, ki vplivajo na sodobno delo v neprofitnem svetu. Za zagotavljanje teh ciljev je pomembno, da proces strateškega načrtovanja zadosti nekaterim zahtevam:

·        prepozna, kaj želi organizacija doseči;

·        ugotovi, kaj pomeni za organizacijo in njene ustanovitelje pojem uspešne organizacije;

·        preuči, kje se trenutno nahaja organizacija, kakšna je in kaj se da storiti za izboljšanje tega stanja;

·        zastavi cilje, ki omogočajo zagotavljanje kakovostnih in učinkovitih programov;

·        ugotovi, kaj je treba storiti za zagotavljanje boljših storitev in pogojev za uporabnike;

·        razvije konkretne načrte in predvidena dejanja, ki jih zaposleni podpirajo in sprejemajo;

·        postavi take načrte, ki omogočajo sprotno ocenjevanje uspešnosti, učinkovitosti in primernosti ravnanj in postopkov organizacije, ter

·        zagotovi, da zaposleni ne dobijo razloga za cinično, negativno vedenje ali za upiranje novostim in spremembam.

Strateško načrtovanje je tudi sistematičen proces, saj zahteva nenehno osredotočenost na ključne zadeve organizacije in učinkovitost. Med procesom se pojavi vrsta vprašanj, ki pomagajo načrtovalcem preučiti minule izkušnje, preizkusiti in izzvati stare predpostavke, pridobiti in vključiti nove informacije o sedanjem stanju in predvideti okolje, v katerem bo organizacija delovala v prihodnosti. Proces tudi usmerja načrtovalce v neprestano preverjanje, kako se predvidene dejavnosti in strategije ujemajo s poslanstvom, vrednotami in vizijo organizacije in obratno.

Učinkovit strateški načrt med drugim omogoča organizaciji nadzorovati in predvidevati spremembe v okolju, ob poznavanju svojih zmožnosti in omejitev. Sistematično vključuje ključne ljudi iz organizacije v proces odkrivanja prednostnih nalog, ki omogoča konstruktivno reševanje nesoglasij in napetosti ter pomaga pri boljši komunikaciji in koordinaciji. Pri zaposlenih krepi občutek uresničljivosti opredeljenih nalog organizacije.

Proces strateškega načrtovanja omogoča doseganje širokega konsenza, tako doseženo soglasje pa se kaže v zvišani osebni odgovornosti vsalega posameznika do organizacije. Ta predanost zagotavlja, da bo strateški načrt učinkovito uporabljen za smernice in navdih, namesto da bi končal na zaprašeni polici ali v pozabljenem predalu.

Strateško načrtovanje ima za organizacije številne koristi:

1.      Jasno opredeljuje namen, smisel organizacije in zastavlja realistične cilje, ki so združljivi z vrednotami, poslanstvom in vizijo organizacije, v časovnem okviru, ki ga je organizacija zmožna doseči.

2.      Zagotavlja razumevanje, zakaj organizacija sploh obstaja, omogoča razumevanje skupnih vrednot, ki vplivajo na dejanja in odločitve organizacije in njenih posameznikov.

3.      Sporoča cilje organizacije, njene vrednote, poslanstvo in vizijo vsem pomembnim osebam in organizacijam (zaposlenim, uporabnikom, ustanoviteljem, širši skupnosti, drugim organizacijam).

4.      Razvija občutek skupnega avtorstva načrtov, zato zagotavlja večjo vpletenost vseh, ki so sodelovali pri njegovem nastajanju.

5.      Zagotavlja najučinkovitejšo rabo virov in sredstev organizacije, ker jih usmerja v osnovne prioritete.

6.      Daje temelj za ugotavljanje in merjenje napredka in vzpostavlja mehanizme za uvajanje potrebnih sprememb.

7.      Spodbuja sistemsko in strateško razmišljanje v organizaciji, spodbuja  osredotočenost na tisto, kar je resnično pomembno za njen dolgoročni uspeh.

8.      Ponuja akcijski načrt, ki vodi in usmerja dejanja vodstva in zaposlenih.

9.      Združuje napore vseh ljudi v organizaciji.

10.   Omogoča konsenz o tem, kam gre organizacija.

11.   Zagotavlja jasnejšo podobo organizacije, zato omogoča bolj učinkovito in uspešno delo.

12.   Gradi mostove med vodstvom in zaposlenimi.

13.   Gradi močne skupine – time, ki vključujejo tako člane vodstva kot zaposlenih.

14.   Zagotavlja visoko stopnjo zadovoljstva vseh, vključenih v načrtovanje.

15.   Rešuje osnovne probleme organizacije. 

16.   Daje informacije, ki jih lahko uporabi organizacija, ko si prizadeva iskati nove možne uporabnike.

17.   Postavi osnovo za pomembne spremembe, saj spodbuja strateško razmišljanje in osredotočenost na to, kar je resnično pomembno za dolgoročni uspeh organizacije.

18.   Vsakemu posamezniku omogoča iskati možnosti za boljše uresničevanje potreb uporabnikov organizacije.

Pri vsakem strateškem načrtovanju je smiselno upoštevati nekaj ključnih opozoril:

1.      Največje premike prinese že sam proces strateškega načrtovanja, proces je včasih, kot smo že omenili, celo pomembnejši od rezultata – načrta.

2.      Ni “popolnih” načrtov.

3.      Proces strateškega načrtovanja ni stvar dvodnevnega srečanja – prej niz odločitev, razprav in premikov, ki bodo zagotovili, da bo organizacija počela stvari, ki jo bodo vodile v pravo smer.

4.      Ko se v procesu načrtovanja razjasnijo številne stvari v zvezi z organizacijo, običajno niso tako kritične, kakor so se bali največji pesimisti, a tudi ne tako dobre, kot so upali največji optimisti.

5.      Priporočljivo je začeti z majhnimi koraki – najbolj pomembno je, da organizacija sploh začne.

Preden organizacija sprejema strateške odločitve, mora poznati svoje osnovne cilje, značilnosti in filozofijo – svojo identiteto in ideologijo. Če želi izkoristiti številne prednosti strateškega načrtovanja, mora že na samem začetku procesa sprožiti široko razpravo o vrednotah, poslanstvu in viziji organizacije. Za dober strateški načrt, za opredeljevanje ciljev, ki jih želi doseči, in način, kako jih dosegati, je ključnega pomena, da ima razjasnjeno, kaj in zakaj sploh počne in kaj ji je (in njenim ljudem) pomembno. V nasprotnem primeru lahko še tako skrbno pripravljen načrt zgreši svoj namen. Razvojni načrti organizacije lahko zaživijo le, če se njeni ljudje poistovetijo z njimi. Strategija razvoja organizacije, ki ne temelji na tem, kar zaposleni čutijo kot svoje osebno in poslanstvo organizacije, kar jim je pomembno in kar cenijo ter kar čutijo kot svojo želeno prihodnost, ne bo uspešna.

Čeprav je proces razjasnjevanja vrednot, opredeljevanja poslanstva in ustvarjanja vizije ključen element vsakega strateškega načrtovanja, pa sam po sebi ne more biti nadomestilo za strateško načrtovanje. Razpravi, ki razjasni vrednote, poslanstvo in vizijo organizacije, mora slediti akcijski načrt, ki natačno opredeli cilje, ki jih mora organizacija doseči, da bi ob upoštevanju svojih vrednot in poslanstva uresničila vizijo. Vizija še ni strategija in zapisana izjava o viziji je šele predhodnica strateškega načrta, v katerem bo morala organizacija natančno operacionalizirati posamezne etape uresničevanja vizije. Vizija brez načrta je znanstvena fantastika – strateški načrt brez vizije pa je papir brez vsebine.

© dr. Kristijan Musek Lešnik, dr. Petra Lešnik Musek, 2006, 2013, 2014

IPSOS dr. Kristijan Musek Lešnik s.p., Požarnice 26d, 1351 Brezovica pri Ljubljani, e-pošta: publikacije@ipsos.si