Vodenje v izobraževanju Samoevalvacija in zagotavljanje kakovosti |
||
|
Katalog in naročilnica
 |
Zakaj je vrednote, poslanstvo in vizijo organizacije smiselno zapisati?
Če najpočasnejši vidi svoj cilj, ga bo dosegel hitreje kot najhitrejši, ki brezglavo bega. Gotthard E. Lessing |
Organizacije razpravo o poslanstvu, viziji in vrednotah spodbujajo in vodijo na različne načine. Večini teh razprav je skupno, da ob koncu procesa nastanejo pisni dokumenti, v katerih organizacije jasno zapišejo svoje vrednote in/ali poslanstvo in/ali vizijo. Z nedvoumnimi izjavami o vrednotah, poslanstvu in viziji organizacija sporoči svoja temeljna načela in usmeritve notranji in zunanji javnosti. Hkrati zapisane izjave omogočijo organizaciji, da svoje vrednote, poslanstvo in vizijo vtkejo v nekatere pomembne notranje sisteme, kot so postavljanje ciljev in načrtovanje, organizacijske navade, organizacijska struktura, pridobivanje in izobraževanje novih (so)delavcev, nagrajevanje ipd.
Z nedvoumnimi izjavami o vrednotah, poslanstvu in viziji organizacija sporoči svoja temeljna načela in usmeritve notranji in zunanji javnosti. |
V resnici je eden od ciljev večine poglobljenih razprav oblikovanje skupne izjave ali dokumenta, ki bo jasno sporočal zaposlenim, uporabnikom in širši družbi, kako organizacija oziroma njeni ljudje vidijo svoje poslanstvo, ob upoštevanju katerih vrednot ga želijo izpolnjevati in kje in kako se vidijo v prihodnosti. Takšno sporočanje temeljnih načel organizacije omogoča in dovoljuje sedanjim in bodočim zaposlenim, vodstvu, vlagateljem in uporabnikom, da se odločijo, ali želijo biti del zgodbe neke organizacije.
Ena od ključnih značilnosti učinkovitih, ustvarjalnih organizacij je, da imajo ljudje v njih jasno predstavo o tem, kaj želijo skupaj ustvariti, kakšni so njihovi osnovni nameni, in da si delijo niz skupnih vrednot. Iz bistva njihove identitete izhajajo vrednote, poslanstvo in vizija. |
Potreba po pisnem opredeljevanju vrednot, poslanstva in vizije se je v organizacijskem svetu verjetno pojavila vzporedno s spoznanjem, da bodo zaradi vse hitrejšega razvoja tehnologije in možnosti posredovanja informacij novosti današnjega dne čez desetletja že zrele za muzeje. Podjetjem, ki so desetlejta dobro delovala, je postalo jasno, da v času, ko za obstanek ne bo več pomembna le sposobnost sprotnega prilagajanja vse hitrejšim spremembam, ampak predvsem zmožnost pravočasnega predvidevanja in napovedovanja prihodnjih dogodkov, s starim načinom dela ne bo šlo naprej. Peter Drucker trdi, da je že pred letom 1970 imelo marsikatero podjetje vizijo za prihodnost, vendar so jo le redka zapisala. Takrat je morda še zadostovalo, da je eden ali nekaj ljudi z vrha organizacije sprejelo večino pomembnih odločitev, zaposleni pa so preprosto izvedli naročeno. Pozneje, ko sta je avtoriteta in odgovornost začeli decentralizirati, so vodje in zaposleni na vseh ravneh začeli sprejemati odločitve, ki so vplivale na uspeh podjetja in strateške usmeritve. Zelo hitro se je pokazalo, da brez osrednje vizije ali ciljev vsak, ki lahko sprejema odločitve, po naravi počne in izbira tisto, kar v mejah svojih izkušenj in znanja misli, da je najboljše za organizacijo ali zanj osebno. Zato se je pojavila potreba po tem, da organizacije opredelijo okvire, znotraj katerih naj delujejo zaposleni na vseh ravneh odločanja – prav takšne okvirje predstavljajo dokumenti o poslanstvu, viziji in vrednotah. Na eni strani vzpostavljajo in utrjujejo identiteto organizacije kot nekaj, kar se ohranja kljub spremembam, na drugi strani pa odpirajo tudi manevrski prostor za hitro in učinkovito odzivanje na spreminjajoče se zahteve okolja.
Dokumenti o poslanstvu, viziji in vrednotah na eni strani vzpostavljajo in utrjujejo identiteto organizacije kot nekaj, kar se ohranja kljub spremembam, na drugi strani pa odpirajo tudi manevrski prostor za hitro in učinkovito odzivanje na spreminjajoče se zahteve okolja. |
Nedvomno je ena od ključnih značilnosti učinkovitih, ustvarjalnih organizacij prav ta, da imajo ljudje v njih jasno predstavo o tem, kaj želijo skupaj ustvariti, kakšni so njihovi osnovni nameni, in da si delijo niz skupnih vrednot. Vrednote in poslanstvo organizacije so jedro njene identitete, oplemeniteno z posameznimi identitetami njenih ljudi. Potreba po tem, da razumemo, kam organizacija gre, je ravno tako pomembna kot želja po razumevanju njenega namena in poslanstva. Zato jasno opredeljene in zapisane vrednote, vizija, poslanstvo in cilji igrajo tudi vse pomembnejšo vlogo pri razvoju organizacijskih strategij. Zapisano poslanstvo in vizija sta – v kombinaciji s temeljnimi vrednotami, ki jih ceni organizacija – osnova za postavljanje strategije, prioritet, načrtov in delovnih nalog. Vsak od teh elementov prinaša pomemben prispevek v mozaik informacij, ki so bistvene za usmeritve, dejanja in razvoj organizacije.
Potreba po tem, da razumemo, kam organizacija gre, je ravno tako pomembno kot razumevanje njenega cilja in poslanstva. |
Jasna opredelitev poslanstva in vizije organizacije je tudi temelj za učinkovito vodenje. Vpogled v značaj organizacije izboljšuje pogoje tako za razvijanje dobre klime kot tudi učinkovitega vodenja. Zato ne presenečajo podatki, da postajajo izjave o poslanstvu, vrednotah in viziji vse bolj razširjeni pripomoček vodenja, tako v profitnem kot neprofitnem svetu. Če organizacije porabijo tudi leto ali dve, da skozi široko razpravo razvijejo uporabne izjave – so njihova vodstva očitno spoznala, da sta čas in energija, ki ju zahteva ta proces, naložena koristno.
Namen izjav o poslanstvu, vrednotah in viziji je izraziti želje in pričakovanja organizacije glede njene trenutne stvarnosti in prihodnosti ter spodbuditi razpravo o teh vprašanjih znotraj nje in navzven.
Moder načrt je prvi korak na poti k uspehu. Človek, ki načrtuje, ve kam gre, ve, kako dobro napreduje na tej poti in precej dobro ve, kdaj bo prišel na cilj. Načrtovanje je odprta cesta proti ciljem. Basil S. Walsh |
Vsaka organizacija potrebuje kažipote, smernice, čemu naj posveča svoje delo in energijo. Organizacije naj v pisnih izjavah o vrednotah, poslanstvu in viziji čim temeljiteje opredelijo osnovne razloge za svoj obstoj, svoja temeljna prepričanja in okvirne želje, kje in kako se vidijo v prihodnosti. Te izjave so namenjene vsem, ki imajo opravka z organizacijo – seznanjajo jih s podobo, nameni in značajem organizacije. Opisujejo značilne posebnosti in sposobnosti organizacije in odločitev, na kaj naj se organizacija najbolj osredotoči. Njihova glavna naloga je razjasniti, kaj bo organizacija počela, kako in s kakšnimi postopki bo to počela, da bo dosegla želeno prihodnje stanje, ter kakšne vrednote jo bodo vodile pri tem.
Opredelitev temeljnih načel je pomembnejša kot podrobno naštevanje delov posameznih procesov. |
Opredelitev temeljnih načel je pomembnejša kot podrobno naštevanje delov posameznih procesov. Zato so najboljše in najbolj učinkovite izjave o vrednotah, poslanstvu in viziji običajno tiste, ki dejejo splošno, široko podobo. Učinkovite izjave pri zaposlenih krepijo občutek pripadnosti organizaciji in sporočajo, da je osnovno gibalo organizacije splošno dobro vseh. V teh izjavah so dejavnosti organizacije opredeljene dovolj obširno, da zagotavljajo sinergično delovanje vseh zaposlenih, hkrati pa postavljajo uresničljive okvire za izdelavo strateškega načrta in postavljanje konkretnih ciljev. Delujejo kot stalen opomnik, kot nekaj, kar osnovna načela, prepričanja in cilje organizacije ves čas vzdržuje na površju, v zavesti posameznikov. Hkrati kot izjemno občutljivi dokumenti vplivajo na nadaljnje odločitve, politiko, postopke in izkušnje organizacije in vseh ljudi, ki se tako ali drugače srečujejo z organizacijo.
Vsaka organizacija potrebuje kažipote, smernice, čemu naj posveča svoje delo in energijo. |
Izjave o poslanstvu, vrednotah in viziji lahko torej ohlapno označimo kot opredelitve značilnosti organizacije (kaj, zakaj in za koga počne), njenih ciljev in temeljnih načel. Njihov osnovni namen je izraziti želje in pričakovanja organizacije glede njene trenutne stvarnosti in prihodnosti ter spodbuditi razpravo o teh vprašanjih znotraj nje in navzven, ki pozitivno vpliva na motivacijo vodstva in zaposlenih. Drugi pogosti namen, zaradi katerega nastajajo tovrstne izjave, so odnosi z uporabniki in zunanjimi partnerji. Če upoštevamo vse možne namene in motive, ki sprožijo začetek razmišljanja o temeljnih vsebinskih vprašanjih organizacije, lahko razumemo, katere koristi prinašajo premišljene izjave, ki izhajajo iz razprave:
1. Stvari postavijo na svoje mesto, posameznim dejanjem in postopkom pripišejo pomen.
2. Razjasnijo prioritete. Opredelijo, kaj je pomembno, kaj manj pomembno in kaj ni pomembno. Povedo, za kaj se je vredno zavzemati in v kaj je vredno vlagati trud.
3. Varčujejo z energijo in časom. Če se jasno zavedamo, za kaj se zavzemamo in kaj je za organizacijo pomembno, lahko preprečimo izgubljane dragocene energije in časa za manj pomembne stvari.
4. Zagotavljajo tradicijo in stabilnost. Onemogočajo preskakovanje z ene na drugo prioriteto, ki zmede zaposlene in uporabnike.
5. Zmanjšajo nejasnosti in notranja trenja pri postavljanju osnovnih strategij. Če načrtovana strategija nima podpore v poslanstvu in vrednotah organizacije, jo je treba spremeniti in prilagoditi.
6. Ob njihovi pomoči je laže reči NE. Zaposlenim dajejo oporo, da se lahko uprejo stvarem, ki niso skladne s poslanstvom in temeljnimi vrednotami organizacije ali jih odvračajo od doseganja ciljev in vizije.
7. Spodbujajo komunikacijo znotraj organizacije. Izrazijo jasne cilje za zaposlene. Če vsi poznajo temeljna načela in vizijo organizacije, jim lahko prilagajajo svoje vsakodnevno delo in prizadevanja.
8. Spodbujajo komunikacijo organizacije navzven. Lokalni in širši skupnosti pojasnijo, kaj je za organizacijo pomembno in kakšni so njeni osnovni cilji.
9. Preprečujejo dvoumnost. Čeprav še vedno obstajajo različna osebna pojmovanja, ki izhajajo iz različnih izkušenj in prepričanj, pa jasno zapisana načela predstavljajo nedvoumno skupno izhodišče, ki naj bi ga upošteval sleherni član organizacije.
10. Usmerjajo vedenje. Jasno zapisana vizija in cilji predstavljajo usmeritve za postopke in dejanja organizacije in zaposlenih. Zapisane vrednote in poslanstvo uokvirjajo jasne standarde etičnega vedenja, kot ga razume organizacija.
11. Omogočajo vrednotenje postopkov in dejanj. Vrednotenje s stališča etičnih standardov omogoča drugo razsežnost vpogleda v postopke in dejanja organizacije in zaposlenih kot vrednotenje z vidika predpisov. Če imajo ti dokumenti (izjava o poslanstvu, vrednotah in viziji) zavezujočo težo, ob njihovi pomoči organizacije tudi preprečujejo postopke in dejanja, ki ne sodijo v okvir dogovorjenih temeljnih načel.
Četudi ste na pravi stezi, vas bodo povozili, če boste le sedeli na njej. Will Rogers |
Najmanj prijetna novica za vse, ki bi radi sestavili »dobre« izjave o vrednotah, poslanstvu ali viziji, je, da ni enovitega recepta zanje in ni bližnjice, ki bi enakovredno nadomestila široko razpravo v organizaciji. Učinkovite izjave, ki upoštevajo ključne značilnosti in trenutno stvarnost različnih organizacij, se lahko zato močno razlikujejo. Načeloma je pri sestavljanju kakršne koli tovrstne izjave smiselno upoštevati naslednja priporočila, zato učinkovite izjave o vrednotah, poslanstvu in viziji običajno zadovoljujejo naslednje kriterije:
1. Čim širše sodelovanje pri njihovem nastajanju.
2. Soglasje v kolektivu o izbranih vrednotah in opredeljenem poslanstvu, ki zagotavlja, da se ljudje dejansko najdejo v njih in vidijo izziv v opredeljeni viziji.
3. Izražanje, za kaj se zavzema, mora biti resnično stvar organizacije same. Prepisovanje še tako prijetnih besed in misli od drugih, ki ne izhaja iz kulture same organizacije, je ustvarjanje mrtvega besedila, ki ne le da ne bo zaživelo, ampak utegne sprožiti celo obratne učinke od pričakovanih – posmeh, cinizem, odpore.
4. Veljavnost in trdnost poslanstva in vrednot; temeljna načela organizacije ne morejo biti takšna, da jih lahko spremeni vsak nepričakovan dogodek.
5. Prožnost vizije; prihodnosti ne moremo nikdar napovedovati z gotovostjo; toga in okostenela vizija lahko doseže ravno nasproten rezultat od pričakovanega.
Izjava o poslanstvu organizacije, ki jo v trenutku navdiha napišejo trije vodilni ljudje in jo razmnožijo vsem drugim, bo največkrat izzvala le cinične nasmehe. |
Pri zapisovanju vrednot, poslanstva in vizije obstaja kar nekaj pasti, v katere se lahko ujame neizkušena organizacija. Površno pripravljene in nerazumljive pisne izjave ji lahko namesto pričakovanega učinka celo onemogočijo, da bi v celoti izkoristila svoje potenciale oziroma sposobnosti svojih zaposlenih. Obstoječe izjave o poslanstvu, vrednotah in viziji številnih organizacij so pogosto le mrtvo besedilo. »Življenje« vsake zapisane izjave je vedno odvisno od tega, kakšno potrebo čuti organizacija oziroma njeni zaposleni po razpravljanju o teh rečeh, kakšno stopnjo soglasja dosežejo, preden jih zapišejo na papir, in kako jasno jih sporočajo. Izjava o poslanstvu organizacije, ki jo v trenutku navdiha napišejo trije vodilni ljudje in jo razmnožijo vsem drugim, bo največkrat izzvala le cinične nasmehe. Izjava o vrednotah, ki se zdi zaposlenim povsem v nasprotju s tistim, kar jim govorijo vsakdanje izkušnje na delovnem mestu, bo izzvala le posmeh. Izjavo o viziji organizacije, ki je zaposleni ne občutijo kot lasten izziv, bodo sprejeli z odkritim nezaupanjem. Takšne formalne izjave so pogosto le kozmetični pripomočki, ki jih nihče resnično ne upošteva, ker se ne dotaknejo bistva organizacije in njenih ljudi. Zato strokovnjaki (tudi na osnovi ničkoliko zagrešenih napak) poudarjajo, da je za organizacijo veliko koristneje porabiti več časa za razpravo in pozneje za oblikovanje in ustvarjanje takšnih dokumentov o poslanstvu in viziji, ki dolgoročno res omogočajo učinkovito usmerjanje energije, časa in naporov za plodno ustvarjanje.
Slabo pripravljene in nerazumljive pisne izjave celo onemogočajo organizaciji, da bi v celoti izkoristila svoje potenciale oziroma sposobnosti svojih zaposlenih. |
Z drugimi besedami: pisne izjave o poslanstvu, vrednotah in viziji organizacije – DA. Zagotovo so smiselne in koristne. Vendar pa je vsaj tako kot to, da pridemo do njih, pomembno: ZAKAJ, KDAJ in KAKO. Najbolje je zagotovo, če se razprava o teh vprašanjih sproži zaradi notranje želje organizacije oziroma vodstva in zaposlenih. Torej takrat, ko je večina kolektiva pripravljena sodelovati v razpravi in ima vsak v njej možnost dejavno sodelovati in tudi vplivati. Pri tem je zelo pomembna vloga vodstva organizacije: čutiti mora, kdaj razprava potrebuje zagon in spodbude, hkrati pa tudi razumeti, kdaj je smiselno popustiti in prepustiti vajeti iz svojih rok.
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||
|
