Zakaj je vrednote, poslanstvo in vizijo organizacije smiselno zapisati – 2. del

Vsaka organizacija potrebuje kažipote, smernice, čemu naj posveča svoje delo in energijo. Organizacije naj v pisnih izjavah o vrednotah, poslanstvu in viziji čim temeljiteje opredelijo osnovne razloge za svoj obstoj, svoja temeljna prepričanja in okvirne želje, kje in kako se vidijo v prihodnosti. Te izjave so namenjene vsem, ki imajo opravka z organizacijo – seznanjajo jih s podobo, nameni in značajem organizacije. Opisujejo značilne posebnosti in sposobnosti organizacije in odločitev, na kaj naj se organizacija najbolj osredotoči. Njihova glavna naloga je razjasniti, kaj bo organizacija počela, kako in s kakšnimi postopki bo to počela, da bo dosegla želeno prihodnje stanje, ter kakšne vrednote jo bodo vodile pri tem.

Opredelitev temeljnih načel je pomembnejša kot podrobno naštevanje delov posameznih procesov. Zato so najboljše in najbolj učinkovite izjave o vrednotah, poslanstvu in viziji običajno tiste, ki dejejo splošno, široko podobo. Učinkovite izjave pri zaposlenih krepijo občutek pripadnosti organizaciji in sporočajo, da je osnovno gibalo organizacije splošno dobro vseh. V teh izjavah so dejavnosti organizacije opredeljene dovolj obširno, da zagotavljajo sinergično delovanje vseh zaposlenih, hkrati pa postavljajo uresničljive okvire za izdelavo strateškega načrta in postavljanje konkretnih ciljev. Delujejo kot stalen opomnik, kot nekaj, kar osnovna načela, prepričanja in cilje organizacije ves čas vzdržuje na površju, v zavesti posameznikov. Hkrati kot izjemno občutljivi dokumenti vplivajo na nadaljnje odločitve, politiko, postopke in izkušnje organizacije in vseh ljudi, ki se tako ali drugače srečujejo z organizacijo.

Izjave o poslanstvu, vrednotah in viziji lahko torej ohlapno označimo kot opredelitve značilnosti organizacije (kaj, zakaj in za koga počne), njenih ciljev in temeljnih načel. Njihov osnovni namen je izraziti želje in pričakovanja organizacije glede njene trenutne stvarnosti in prihodnosti ter spodbuditi razpravo o teh vprašanjih znotraj nje in navzven, ki pozitivno vpliva na motivacijo vodstva in zaposlenih. Drugi pogosti namen, zaradi katerega nastajajo tovrstne izjave, so odnosi z uporabniki in zunanjimi partnerji. Če upoštevamo vse možne namene in motive, ki sprožijo začetek razmišljanja o temeljnih vsebinskih vprašanjih organizacije, lahko razumemo, katere koristi prinašajo premišljene izjave, ki izhajajo iz razprave:

1.      Stvari postavijo na svoje mesto, posameznim dejanjem in postopkom pripišejo pomen.

2.      Razjasnijo prioritete. Opredelijo, kaj je pomembno, kaj manj pomembno in kaj ni pomembno. Povedo, za kaj se je vredno zavzemati in v kaj je vredno vlagati trud.

3.      Varčujejo z energijo in časom. Če se jasno zavedamo, za kaj se zavzemamo in kaj je za organizacijo pomembno, lahko preprečimo izgubljane dragocene energije in časa za manj pomembne stvari.

4.      Zagotavljajo tradicijo in stabilnost. Onemogočajo preskakovanje z ene na drugo prioriteto, ki zmede zaposlene in uporabnike.

5.      Zmanjšajo nejasnosti in notranja trenja pri postavljanju osnovnih strategij. Če načrtovana strategija nima podpore v poslanstvu in vrednotah organizacije, jo je treba spremeniti in prilagoditi.

6.      Ob njihovi pomoči je laže reči NE. Zaposlenim dajejo oporo, da se lahko uprejo stvarem, ki niso skladne s poslanstvom in temeljnimi vrednotami organizacije ali jih odvračajo od doseganja ciljev in vizije.

7.      Spodbujajo komunikacijo znotraj organizacije. Izrazijo jasne cilje za zaposlene. Če vsi poznajo temeljna načela in vizijo organizacije, jim lahko prilagajajo svoje vsakodnevno delo in prizadevanja.

8.      Spodbujajo komunikacijo organizacije navzven. Lokalni in širši skupnosti pojasnijo, kaj je za organizacijo pomembno in kakšni so njeni osnovni cilji.

9.      Preprečujejo dvoumnost. Čeprav še vedno obstajajo različna osebna pojmovanja, ki izhajajo iz različnih izkušenj in prepričanj, pa jasno zapisana načela predstavljajo nedvoumno skupno izhodišče, ki naj bi ga upošteval sleherni član organizacije.

10.  Usmerjajo vedenje. Jasno zapisana vizija in cilji predstavljajo usmeritve za postopke in dejanja organizacije in zaposlenih. Zapisane vrednote in poslanstvo uokvirjajo jasne standarde etičnega vedenja, kot ga razume organizacija.

11.  Omogočajo vrednotenje postopkov in dejanj. Vrednotenje s stališča etičnih standardov omogoča drugo razsežnost vpogleda v postopke in dejanja organizacije in zaposlenih kot vrednotenje z vidika predpisov. Če imajo ti dokumenti (izjava o poslanstvu, vrednotah in viziji) zavezujočo težo, ob njihovi pomoči organizacije tudi preprečujejo postopke in dejanja, ki ne sodijo v okvir dogovorjenih temeljnih načel.

Članki, viri, pripomočki, vprašalniki in drugi materiali objavljeni na spletni strani so nastali v letih 1999 do 2007. Naročniki lahko neomejeno uporabljajo, tiskajo in razmnožujejo vsebino portala. Spreminjanje vsebine ni dovoljeno.