Zakaj je vrednote, poslanstvo in vizijo organizacije smiselno zapisati – 3. del

Najmanj prijetna novica za vse, ki bi radi sestavili »dobre« izjave o vrednotah, poslanstvu ali viziji, je, da ni enovitega recepta zanje in ni bližnjice, ki bi enakovredno nadomestila široko razpravo v organizaciji. Učinkovite izjave, ki upoštevajo ključne značilnosti in trenutno stvarnost različnih organizacij, se lahko zato močno razlikujejo. Načeloma je pri sestavljanju kakršne koli tovrstne izjave smiselno upoštevati naslednja priporočila, zato učinkovite izjave o vrednotah, poslanstvu in viziji običajno zadovoljujejo naslednje kriterije:

1.      Čim širše sodelovanje pri njihovem nastajanju.

2.      Soglasje v kolektivu o izbranih vrednotah in opredeljenem poslanstvu, ki zagotavlja, da se ljudje dejansko najdejo v njih in vidijo izziv v opredeljeni viziji.

3.      Izražanje, za kaj se zavzema, mora biti resnično stvar organizacije same. Prepisovanje še tako prijetnih besed in misli od drugih, ki ne izhaja iz kulture same organizacije, je ustvarjanje mrtvega besedila, ki ne le da ne bo zaživelo, ampak utegne sprožiti celo obratne učinke od pričakovanih – posmeh, cinizem, odpore.

4.      Veljavnost in trdnost poslanstva in vrednot; temeljna načela organizacije ne morejo biti takšna, da jih lahko spremeni vsak nepričakovan dogodek.

5.      Prožnost vizije; prihodnosti ne moremo nikdar napovedovati z gotovostjo; toga in okostenela vizija lahko doseže ravno nasproten rezultat od pričakovanega.

Pri zapisovanju vrednot, poslanstva in vizije obstaja kar nekaj pasti, v katere se lahko ujame neizkušena organizacija. Površno pripravljene in nerazumljive pisne izjave ji lahko namesto pričakovanega učinka celo onemogočijo, da bi v celoti izkoristila svoje potenciale oziroma sposobnosti svojih zaposlenih. Obstoječe izjave o poslanstvu, vrednotah in viziji številnih organizacij so pogosto le mrtvo besedilo. »Življenje« vsake zapisane izjave je vedno odvisno od tega, kakšno potrebo čuti organizacija oziroma njeni zaposleni po razpravljanju o teh rečeh, kakšno stopnjo soglasja dosežejo, preden jih zapišejo na papir, in kako jasno jih sporočajo. Izjava o poslanstvu organizacije, ki jo v trenutku navdiha napišejo trije vodilni ljudje in jo razmnožijo vsem drugim, bo največkrat izzvala le cinične nasmehe. Izjava o vrednotah, ki se zdi zaposlenim povsem v nasprotju s tistim, kar jim govorijo vsakdanje izkušnje na delovnem mestu, bo izzvala le posmeh. Izjavo o viziji organizacije, ki je zaposleni ne občutijo kot lasten izziv, bodo sprejeli z odkritim nezaupanjem. Takšne formalne izjave so pogosto le kozmetični pripomočki, ki jih nihče resnično ne upošteva, ker se ne dotaknejo bistva organizacije in njenih ljudi. Zato strokovnjaki (tudi na osnovi ničkoliko zagrešenih napak) poudarjajo, da je za organizacijo veliko koristneje porabiti več časa za razpravo in pozneje za oblikovanje in ustvarjanje takšnih dokumentov o poslanstvu in viziji, ki dolgoročno res omogočajo učinkovito usmerjanje energije, časa in naporov za plodno ustvarjanje.

Z drugimi besedami: pisne izjave o poslanstvu, vrednotah in viziji organizacije – DA. Zagotovo so smiselne in koristne. Vendar pa je vsaj tako kot to, da pridemo do njih, pomembno: ZAKAJ, KDAJ in KAKO. Najbolje je zagotovo, če se razprava o teh vprašanjih sproži zaradi notranje želje organizacije oziroma vodstva in zaposlenih. Torej takrat, ko je večina kolektiva pripravljena sodelovati v razpravi in ima vsak v njej možnost dejavno sodelovati in tudi vplivati. Pri tem je zelo pomembna vloga vodstva organizacije: čutiti mora, kdaj razprava potrebuje zagon in spodbude, hkrati pa tudi razumeti, kdaj je smiselno popustiti in prepustiti vajeti iz svojih rok. 

Članki, viri, pripomočki, vprašalniki in drugi materiali objavljeni na spletni strani so nastali v letih 1999 do 2007. Naročniki lahko neomejeno uporabljajo, tiskajo in razmnožujejo vsebino portala. Spreminjanje vsebine ni dovoljeno.