Najpogostejše pomanjkljivosti pisnih izjav o poslanstvu, vrednotah in viziji – 2. del

Kako doseči, da se zaposleni povežejo z zapisanim bistvom organizacije? Mislim, da k temu zanesljivo vodi le pot široke razprave, v kateri ima vsak možnost in odgovornost prispevati svoje mnenje in tako vplivati na končni rezultat. Po drugi strani tudi široka razprava še ni zagotovilo za uspeh. Ljudje so lahko močno zainteresirani za pogovarjanje o vsebinskih vprašanjih organizacije, a lahko vseeno zaidejo s poti. To se pogosto zgodi, ker ne razumejo jasno končnega cilja razprave in jo zato izkoristijo za reševanje trenutnih osebnih težav. Morda ne začutijo, kdaj se preveč oddaljijo od pomembnih reči. Morda pa preprosto ne znajo s konstruktivno razpravo priti do skupnih spoznanj, ker nimajo nobene podobne izkušnje.

Pomembno je tudi, da zapisane izjave ne le povzemajo ključne vrednote, poslanstvo in vizijo, ki jih izpostavi razprava, temveč morajo tudi motivirati in navdihovati ter usmerjati, voditi in hkrati nadzorovati vedenje in ravnanje ljudi in organizacije. Raziskovalci opozarjajo, da izjave, ki v sebi nimajo tega energičnega in usmerjevalnega naboja, ne dosežejo želenega učinka. Če ustvarjalci neke izjave niso poiskali visoke stopnje strinjanja in soglasja v organizaciji, zaposleni takšno besedilo občutijo kot nepotreben tujek.

Ob prednostih, ki jih nedvomno prinašajo izjave o vrednotah, poslanstvu in viziji, moramo torej upoštevati tudi pasti, v katere se najpogosteje ujamejo organizacije, ki se prvič podajajo na pot ustvarjanja teh izjav. Marsikatere od teh pasti so neposredno povezane s predvidenimi prednostmi, ki naj bi jih organizacijam prinesle te izjave, in so posledica nekritičnih previsokih pričakovanj:

·        Izjave o poslanstvu, vrednotah in viziji so podlaga za razvijanje jasnih koherentnih kratko- in dolgoročnih ciljev in načrtov. Drži, a le če so te izjave posledica široke razprave, ki omogoča opredeliti ključne uresničljive cilje in načrte za organizacijo in zaposlene. Pomembno je, da organizacija in posamezniki sprejmejo zastavljene cilje in načrte, da se poistovetijo z njimi. Predvsem morajo zapisane izjave vpostaviti tudi ustrezne pogoje za uresničenje posameznih predvidenih ciljev.

·        Izjave o poslanstvu, vrednotah in viziji služijo kot nadzorni mehanizem, ki ohranja organizacijo v »pravi smeri«, pomaga, da ne zaide s svojega področja, da ne zasleduje ciljev, ki se je ne tičejo, in ne izgublja energije za nepomembne postopke in ravnanja. Tudi to drži, a zopet le, če sam postopek sprejemanja teh izjav zagotavlja visoko stopnjo istovetenja posameznikov z njimi.

·        Izjave o poslanstvu, vrednotah in viziji pomagajo pri sprejemanju vsakodnevnih odločitev in izbiranju. Tudi kadar je treba sprejeti nove ali neobičajne odločitve, lahko zaposleni zapisane izjave uporabijo kot kriterije oziroma kažipote za izbiro ustreznih ravnanj. Če alternativne možnosti pretehtajo v luči poslanstva in vrednot organizacije, lahko ocenijo, katere so v njihovem duhu. Če jih pretehtajo z vidika vizije, lahko ocenijo, katere jih usmerjajo k želenim ciljem in katere morda vodijo stran. To seveda drži le, če so organizacijske vrednote, poslanstvo in vizija opredeljeni dovolj jasno in nedvoumno.

·        Izjave o poslanstvu, vrednotah in viziji navdihnejo in motivirajo zaposlene, dajo delu pomen in ga osmišljajo. Zaposlenim pomagajo uresničevati širše cilje, konstruktivno usmerjati napore in jih spodbujajo, da skupne cilje postavijo tudi v ospredje svojih interesov. To je seveda možno le, če opredeljene vrednote in poslanstvo organizacije izhajajo iz široke razprave in če je vizija dovolj privlačna in uresničljiva, da pritegne veliko večino zaposlenih.

Članki, viri, pripomočki, vprašalniki in drugi materiali objavljeni na spletni strani so nastali v letih 1999 do 2007. Naročniki lahko neomejeno uporabljajo, tiskajo in razmnožujejo vsebino portala. Spreminjanje vsebine ni dovoljeno.