Zakaj tudi še tako dobro načrtovana razprava lahko zgreši svoj namen – 1. del

Včasih ob še tako dobrem načrtovanju razprave o vrednotah, poslanstvu in viziji organizacija pri njeni realizaciji trči na nepričakovane ovire. Še tako dobro pripravljen proces lahko propade, če njegovi načrtovalci niso upoštevali vseh pomembnih dejavnikov, predvsem pa, kadar niso upoštevali možnih reakcij zaposlenih. Pri ugotavljanju skupnih vrednot, opredeljevanju poslanstva in postavljanju vizije je namreč treba izjemno pozornost posvetiti temu, kako se ljudje v organizaciji odzovejo na prvo pobudo – možnost razpravljanja o temeljnih načelih organizacije in sam proces razjasnjevanja in opredeljevanja lahko izzoveta različne odzive. Zato je smiselno posebno pozornost posvetiti naslednjim dejstvom:

1. Razpravljanje o vrednotah, poslanstvu in viziji je nabito s čustvi

Ko ljudje razpravljajo o teh rečeh, pogosto privrejo na dan različna čustva. Ljudje imajo različne izkušnje in pričakovanja. Bolj intenzivno, kot se vključijo v razpravo, težje brzdajo čustva. Po drugi strani pa je, če se v ta proces ne vključijo s čustvi, njihova zavezanost razpravi močno zmanjšana.

Že zgolj razpravljanje o vrednotah, poslanstvu in viziji organizacije hkrati napoveduje spremembe. Ljudje ob spremembah, še posebno, če s trenutnim stanjem v organizaciji niso zadovoljni, res začutijo upanje in motivacijo, vendar pa te občutke običajno spremljata tudi strah in zaskrbljenost. Tudi če je trenutna realnost neprijetna, je vendar poznana, domača in oprijemljiva; prihodnost, najsi bo še tako privlačna, pa je neoprijemljiva in ne zagotavlja popolne gotovosti in varnosti.

Ko organizacija najde pozitivno alternativno vizijo prihodnosti, lahko to pri zaposlenih sproži razburjenje in nezadovoljstvo z obstoječim stanjem. Bolj kot je vizija privlačna, prej bi jo želeli doseči. Če se ji organizacija približuje počasneje, kot so pričakovali, lahko postanejo nestrpni in razočarani. To nestrpnost se da ublažiti v pozitivno pričakovanje, če vnaprej predvidimo manjše etapne cilje vzdolž poti, ki ohranjajo občutek, da se organizacija počasi, a zanesljivo približuje viziji.

2. Razprava pomeni začetek procesa spreminjanja organizacije

Skupne vizije so gonilna sila sprememb v organizacijah. Brez deljenosti vizije znotraj organizacije bi nove poti razmišljanja in delovanja oviral in onemogočal način razmišljanja, ki je prevladoval v preteklosti. Brez resničnih in otipljivih posledic je tudi ustvarjanje vizije brez pomena in celo kontraproduktivno.

Če vodstvo spodbuja ustvarjanje nove vizije, ne da bi se zavedelo, da to vodi v proces večjih sprememb v organizaciji, se niti ne zaveda, s kako mogočnim orodjem se igra. Z razjasnitvijo vrednot, poslanstva in vizije se nujno postavijo številna vprašanja v zvezi z usmeritvijo, vodenjem, strategijo in cilji organizacije. Če se vodstvo ni pripravljeno soočiti s temi izzivi in jih upoštevati, tvega uspešnost celotnega procesa in vseh prihodnjih podobnih iniciativ.

Vedno obstajajo tudi zunanji pritiski, ki lahko zbegajo posameznike ali vso organizacijo. A če vsi zaposleni vedo, kdo so in kam gredo, bo vsako delo v prihodnosti veliko lažje. Tudi vse pomembne odločitve so lažje in imajo več podpore, če vsak posameznik jasno razume, kam gre organizacija. Zato je treba ljudem razjasniti njihove morebitne strahove pred spremembami, jim pojasniti, kaj lahko pridobijo z njimi.

Včasih je težko ostati v določeni smeri in slediti viziji, če niso vsi člani organizacije v celoti osredotočeni nanjo. Zato naj bi uspešne organizacije porabile 90 odstotkov svoje energije za vzdrževanje osredotočenosti svojih članov na temeljne naloge in vizijo ter 10 odstotkov za razmišljanje, kako priti tja. Neučinkovite organizacije, na drugi strani, porabijo 90 odstotkov energije za postavljanje neučinkovitih pravil in »gašenje požarov«, ki izvirajo iz neupoštevanja teh istih pravil –, tiste, ki se želijo izvleči iz tega začaranega kroga, morajo razjasniti, kam so namenjene. Skupna vizija je lahko tista stična točka, ki zagotavlja, da imajo organizacija in njeni člani ves čas jasno predstavo o tem, kdo so, kam želijo iti, kje so trenutno in kako se bodo razvijali, da bi dosegli cilje in se približali viziji.

Članki, viri, pripomočki, vprašalniki in drugi materiali objavljeni na spletni strani so nastali v letih 1999 do 2007. Naročniki lahko neomejeno uporabljajo, tiskajo in razmnožujejo vsebino portala. Spreminjanje vsebine ni dovoljeno.