Kdaj je primeren (pravi) čas za začetek razprave o vrednotah, poslanstvu in viziji – 2. del

Vsak vrtec, šola, organizacija se kdaj pa kdaj znajde v krizi in občutku vakuuma. V organizacijah, ki imajo zelo jasno strukturo in natančno določene postopke in ravnanja, dajeta ta stalnost in nespremenljivost visoko stopnjo varnosti in zanesljivosti. A četudi organizacije, ki dosežejo to stopnjo razvoja, dosegajo pričakovane rezultate, lahko hkrati izgubijo sposobnost uvajanja novosti in prožnega odzivanja na spremembe, občutkom varnosti in stabilnosti pa lahko hitro sledijo občutki ujetosti v začarani krog, monotonije, malodušja in pomanjkanja smisla. Zaposleni morda ne čutijo več prejšnjega izziva in “čarobnosti”, preostane jim le še rutinsko monotono delo in ponavljanje poznanih postopkov iz dneva v dan. Včasih šele velika sprememba v okolju, nov proces, nov način dela, razvoj nečesa novega ali pa tudi kriza prisili organizacijo k drugačnemu ravnanju. Za ohranjanje prožnosti in odzivnosti organizacij so nujne sprotne spremembe in prilagajanja.

Občutek ujetosti se lahko še posebej hitro pojavi v organizacijah, katerih struktura in vsebina dela sta določeni “od zunaj”. Izrazit primer takšnih organizacij so mnogi javni zavodi – s predpisano notranjo strukturo in od zunaj določenimi delovnimi načrti. Zato lahko razprava o vrednotah, poslanstvu in viziji za te organizacije pomeni tudi prevzemanje dela vajeti v svoje roke, prevzemanje pomembnih odločitev o sebi na lastna pleča, prevzemanje večje odgovornosti za svoje sedanje in bodoče delovanje in prevzemanje večje avtonomije pri načrtovanju lastnega dela. 

Priložnost za začetek novega obdobja je povezana tudi s spoznanjem, da lahko organizacija s sorazmerno preprostimi procesi vzbudi novo energijo v svojih zaposlenih in doseže sinergijo. Proces opredeljevanja skupnih vrednot in poslanstva ter ustvarjanja vizije omogoča, da se spremeni, zaživi in postane bolj vitalna. Organizaciji in njenim zaposlenim tak proces pomaga zazreti se vase in pretehtati svoje delo in odločitve. Omogoči jim razjasniti, kaj počnejo, zakaj počnejo, za koga počnejo, kdo in kaj je središče njihovega dela, na osnovi kakšnih predpostavk delujejo in kateri notranji procesi krepijo njihove vrednote.

Že prej smo omenili, da so jasno opredeljeni poslanstvo, vizija in niz skupnih vrednot ena od ključnih značilnosti učinkovitih organizacij. Ti elementi določajo identiteto organizacije, hkrati pa omogočajo, da so ljudje, posamezne skupine in cele organizacije odgovorni in inovativni ne le v znanih, ampak tudi v novih situacijah. Zato opredeljevanje vrednot in poslanstva ter ustvarjanje vizije ne more biti predmet enega ali dveh srečanj. Ne more biti stvar enkratnega dogodka, ker gre za proces. Če organizacije pričakujejo učinkovite rezultate, ki jim bodo pomagali doseči želene cilje, se morajo podati na pot iskanja, ki zahteva veliko razpravljanja, sporazumevanja in, nenazadnje, tudi časa. V tem procesu si pomagajo razjasnjevati svoje vrednote, se osredotočajo na svoje poslanstvo in si z vizijo širijo obzorje. Že sam proces vzbudi ustvarjalne rešitve, s katerimi rešujejo sprotne in kronične probleme, in spodbudi neprekinjen razvoj in učenje v organizaciji.

Vsak takšen proces seveda zahteva pobudnika, nekoga, ki skrbi za to, da bo služil svojemu namenu in vodil k nečemu. Brez ustreznega usmerjanja in vodenja se lahko razprava o vrednotah, poslanstvu in viziji razvodeni in izgubi svoj smisel. Zato je bistveno, da organizacija razume in določi, kdo bo prevzel odgovornost in vodil posamezne dele razprave, v kateri bodo ljudje in skupine razjasnili svoje vrednote, ugotovili poslanstvo in ustvarili navdihajoče vizije. Čeprav je za razpravljanje o poslanstvu in vrednotah zaželeno, da zamisli izhajajo iz čim širšega kroga ljudi v organizaciji, je za ustvarjanje vizije ključno vodstvo, ki predstavi svojo vizijo drugim in jim da možnost, da jo sooblikujejo.

Vodenje procesa opredeljevanja vrednot in poslanstva ter ustvarjanja privlačne vizije se močno razlikuje od ustaljenega načrtovanja in izvajanja nadzora. Zato morajo biti ljudje, ki prevzamejo odgovornost za vodenje tega procesa sposobni usmerjati sodelavce na poti proti iskanju bistva organizacije in pri prenašanju teh spoznanj v prihodnost na način, ki bo zanimiv in privlačen za vse.

Tudi če ima organizacija že zastavljeno vizijo ter opredeljeno poslanstvo ali niz vrednot, še ne pomeni, da naj stoji križem rok. Proces zahteva nenehno preverjanje, ali organizacija in njeni ljudje sledijo viziji, ali pri tem delujejo v skladu s temeljnimi organizacijskimi vrednotami in poslanstvom in ali dosegajo posamezne cilje, opredeljene v strateškem načrtu. Hkrati je smiselno preverjati tudi ustreznost vrednot, poslanstva in vizije – ali še ustrezajo okoliščinam, v katerih organizacija in njeni ljudje živijo in delajo, ali pa jih je morda treba posodobiti ali prilagoditi.

Iskanje širokega konsenza okrog vrednot, poslanstva in vizije znotraj organizacije zagotavlja dejansko moč teh temeljnih načel. Širok konsenz zagotavlja, da se vrednote, poslanstva, vizije in pričakovanja posameznikov ali manjših skupin čim bolj ujemajo z vrednotami, poslanstvom in vizijo organizacije, to pa vodi v usmerjanje energije k istim skupnim ciljem.