Jasna opredelitev poslanstva – 2. del

Poslanstvo kot razjasnitev ciljev in namena organizacije

Ena od možnosti opredelitve poslanstva je ciljno naravnana izjava o poslanstvu. Temeljni cilj vsake organizacije lahko opredelimo ob pomoči odgovorov na najbolj preprosto vprašanje: Zakaj obstajamo?

Kakor koli preprosto se zdi to vprašanje, je iskanje odgovorov nanj pogosto vse prej kot enostavno. Otežujejo ga lahko različne ovire: od različnih pričakovanj in predstav zaposlenih, do njihovega pomanjkanja izkušenj z razmišljanjem o teh vprašanjih. Razpravo lahko otežuje togost tradicionalnih in implicitnih pojmovanj, ki zaposlene ženejo v inertnost, ali dejstvo, da pri marsikom že samo razmišljanje o nečem »novem« vzbuja strahove pred spremembami.

Odsotnost jasnih in opredeljenih ciljev organizacije lahko vodi do nehotenega zmanjšanja učinkovitosti. Različna pojmovanja ključnih ciljev organizacije med zaposlenimi lahko vodijo do nerazumevanja, nezaupanja, napetosti in sporov. Zato je lahko prvi korak na poti preprečevanja nejasnosti ter dvoumnosti v vlogah in ravnanjih prav pojasnjevanje ciljev. Druga pogosta težava v organizacijah je, da zaposleni posvečajo preveč pozornosti in časa postranskim rečem, ker ne vidijo ključnih za uspeh in razvoj organizacije. Razprava o poslanstvu daje priložnost za razjasnjenje, kaj je za organizacijo bolj in kaj manj pomembno.

Če v izjavo o poslanstvu organizacija vključi svoje cilje, ne le razjasni vprašanje, zakaj sploh obstaja, ampak tudi določi predvidene rezultate svojih prizadevanj. Pri tem imamo seveda v mislih splošne cilje organizacije: ker je izjava o poslanstvu splošen dokument, je navadno osredotočena na širše rezultate, ne pa na konkretne metode, kako jih doseči. O konkretnih nalogah in metodah naj govorijo posamezni cilji, ki jih organizacija širše začrta med razpravo o želeni viziji, pozneje pa natančneje opredeli v strateškem načrtu za njeno doseganje.

V pomoč pri razjasnitvi ciljev – končnih rezultatov, ki naj jih organizacija doseže s svojim delovanjem – bodo njeni ljudje najverjetneje morali narediti korak vstran od vsakodnevnih dejavnosti. Pogosto lahko le tako prepoznajo ključne probleme, ki naj bi jih razrešila organizacija.

Poslanstvo kot razjasnitev dejavnosti organizacije

Včasih je lažje najprej razpravljati o dejavnostih, saj so te lahko bolj očitne in oprijemljive (vzgajamo, učimo, zdravimo, pomagamo, spodbujamo in podobno) od namenov in ciljev. Organizacije lahko svojo osnovno dejavnost opredelijo ob pomoči odgovorov na drugo preprosto vprašanje: Kaj počnemo?

Izjava, ki pojasnjuje dejavnost organizacije, je drugačna od ciljno naravnane izjave: namesto ciljev se osredotoča na dejavnosti in procese, zato vedno določa tudi metode, ki jih organizacija uporablja za doseganje svojih ciljev.

Organizacije, ki se v razpravi namesto na svoje cilje najprej osredotočijo na svoje dejavnosti, lahko pozneje naredijo korak nazaj in se vprašajo, zakaj opravljajo vse te dejavnosti, kaj naj bi z njimi dosegle. Razprava in pozneje iz nje izhajajoča izjava, ki se osredotoči le na procese v organizaciji, ne pa na njen namen in cilje, ima manj motivacijskega naboja, tako za zaposlene kot za uporabnike.

Med obema pristopoma k razpravljanju in razjasnjevanju poslanstva obstaja nekaj velikih razlik. Smiselno je, da vsaka organizacija pri opredeljevanju poslanstva ubere pot, ki je za njene ljudi bolj primerna. Ključno vprašanje, ki naj si ga zastavi organizacija, preden se loti razmišljanja o svojem poslanstvu in pripravljanja pisne izjave o njem, je, kakšen bo namen končne izjave in na koga želi z njo narediti vtis.

Članki, viri, pripomočki, vprašalniki in drugi materiali objavljeni na spletni strani so nastali v letih 1999 do 2007. Naročniki lahko neomejeno uporabljajo, tiskajo in razmnožujejo vsebino portala. Spreminjanje vsebine ni dovoljeno.