Faze samoevalvacijskega procesa - 1. del

Vsak proces samoevalvacije sledi sedmim temeljnim fazam. Vse faze so ključnega pomena za uspeh celotne samoevalvacije,  zato lahko vsaka pomanjkljivo izvedena posamezna faza ogrozi uspeh celotnega samoevalvacijskega procesa.

Temeljne faze samoevalvacijskega procesa:

1.      Postavitev ciljev, opredelitev namena in področij samoevalvacije

Opredelitev glavnega namena samoevalvacije. Danes govorimo predvsem o dveh temeljnih vidikih samoevalvacije – prevzemanju odgovornosti in iskanju zboljšav. Identificiranje močnih področij in slabosti organizacije omogoča, da se zaposleni vidijo v dejanski podobi, kar pomeni velik korak k prevzemanju odgovornosti za svoje delo. Hkrati ji ta samorefleksija omogoča krepitev močnih področij in prevzemanje ukrepov za premagovanje slabosti, torej za uvajanje zboljšav.

Opredelitev ciljev in namena je izredno pomembna faza samoevalvacijske raziskave. Številne organizacije, ki nimajo izkušenj s samoevalvacijo, si v želji po čim večji količini povratnih informacij v svojem prvem poskusu samoevalvacije postavijo preširoke cilje. Treba je vedeti, da lahko samoevalvacija zajame skorajda neskončno število podatkov, kar seveda ni smotrno. Naloga organizacije je, da omeji potencial podatkov na določeno število podatkov, ki jih zmore obdelati, pojasniti in z njihovo pomočjo opredeliti smernice za nadaljnje delo in zboljšave. Pri tem lahko odigra pomembno vlogo zunanja organizacija ali oseba s samoevalvacijskimi izkušnjami, ki pomaga razjasniti in vnaprej natančno opredeliti, na kaj se bo samoevalvacija usmerila, kateri je njen osnovni namen, kaj se bo evalviralo: vzgojno–izobraževalni proces, učitelji, tehnična oprema, ustreznost prostorov, vodenje.

Ta faza samoevalvacije je pomembna tudi zato, ker lahko v njej prihaja do napetosti v organizaciji. Različne vpletene skupine imajo pogosto različne interese, zato mora biti odločitev o ciljih, namenu in področjih samoevalvacije tako kot sama odločitev zanjo stvar skupnega konsenza.

Samoevalvacija ni orodje za zboljšanje stikov z javnostjo ali za marketing. Če se za samoevalvacijo skriva potreba organizacije, da bi javnost ali stroko prepričala o svoji odličnosti, se lahko samoevalvacija hitro spremeni v samopoveličevanje, samoopravičevanje ali celo v samoprevaro.

Samoevalvacija je raziskovalna, ne administrativna dejavnost. Pri samoevalvaciji pogosto obstaja nevarnost birokratizma. Zato ne smemo nikdar spregledati dejstva, da je temeljni cilj samoevalvacije ugotavljanje, ali organizacija dosega zastavljene vzgojno–izobraževalne cilje in ali se lahko zboljšata trenutno stanje in praksa.

Pred začetkom samoevalvacije je smotrno razjasniti naslednja vprašanja:

·        Razjasniti namen samoevalvacije.

·        Opredeliti njen temeljni namen. Včasih ga je najbolje opredeliti v obliki jasne eksplicitne izjave.

·        Tudi za opredelitev dopolnilnih namenov je smiselna oblika jasne eksplicitne izjave.

·        Ko oblikujemo eksplicitne izjave, v njih jasno opredelimo področje samoevalvacijske raziskave: koga in kaj bomo evalvirali.

·        Vse osebe, vključene v samoevalvacijo, morajo poznati in razumeti njen namen.

·        O rezultatih samoevalvacije ne smemo zastavljati nobenih vnaprejšnjih domnev.

2.      Načrtovanje – izbiranje ustrezne metode za samoevalvacijsko raziskavo

K načrtovanju ter izbiranju ustrezne metode za samoevalvacijsko raziskavo sodi načrtovanje, odločanje o tem, kako bomo zbirali informacije, kdo jih bo zbiral, kdo jih bo podajal, ali obstajajo kakšni standardi, kriteriji, na katere se pri tem opremo. Opredeljevanje kriterijev in priprava konkretnih pripomočkov za zbiranje informacij, na primer vprašalnikov, sta del te faze. Tudi tokrat je pomoč zunanjega svetovalca zelo koristna, še posebno v organizacijah, ki se prvič lotevajo samoevalvacije.

Potreba po skupnem načrtu. Pred začetkom samoevalvacijske raziskave potrebuje skupina za samoevalvacijo dovolj časa za načrtovanje in iskanje konsenza. Če je načrt površen, so lahko prizadevanja zaman, pride na primer do zamudnega zbiranja nepotrebnih informacij, do zamujenih priložnosti, ker ne moremo zbrati pomembnih informacij, ali do zapletov pri vrednotenju podatkov. Zato je smiselno pripraviti čim podrobnejši načrt, natančno razjasniti odgovornosti in naloge posameznih članov skupine za samoevalvacijo in postaviti roke za izvedbo posameznih faz raziskave. Načrt mora upoštevati človeške in materialne vire, ki so na razpolago. Če so viri omejeni, mora biti načrt prilagojen situaciji, sicer ne bo realističen in ne bo izvedljiv.

Izbiranje področij, ki jih bo zajela raziskava. Načrt naj opredeli temeljna področja, ki jih bo zajela samoevalvacijska raziskava. Ta področja lahko izbere skupina za samoevalvacijo, včasih celoten kolektiv ali zunanji dejavnik (zakonodajalec), pogosta je kombinacija vseh možnosti.

Načrtovanje zahteva prepoznavanje in določanje kriterijev. Samoevalvacija je že po svoji opredelitvi subjektivna, odvisna od presojanja in vrednotenja, zato ji vnaprej določeni kriteriji zvišajo objektivnost. V načrtovanju raziskave je smiselno opredeliti posamezne cilje in kriterije, ki bi jim bilo treba zadostiti.

Primer tabele v kakršni lahko opredelimo področja, ki jih zajame samoevalvacija, s področji povezane cilje in kriterije za merjenje stopnje realizacije ciljev:

Prepoznavanje informacij, ki so povezane s posameznimi kriteriji. Ko opredelimo kriterije, moramo ugotoviti, katere podatke potrebujemo za posamezne kriterije in kdo bo prevzel odgovornost za njihovo zbiranje. Šele ko vemo, katere podatke potrebujemo, lahko izbiramo in načrtujemo ustrezne metode za njihovo zbiranje.

Ugotavljanje, kdo bo vključen v samoevalvacijsko raziskavo in kakšno vlogo bo igral v njej. V idealnih pogojih zajame samoevalvacija vse vpletene osebe: zaposlene, učence, starše ... Vendar je treba pri načrtovanju upoštevati tudi časovne in materialne omejitve.

Priprava urnika, opredelitev ključnih faz raziskave in določitev rokov za posamezne faze. Urnik naj bo zastavljen skladno z realnimi možnostmi. Smiselno je, da skupina za samoevalvacijo sproti spremlja, ali se drži urnika ali pa ga je treba prilagajati posameznim okoliščinam. Izkušnje kažejo, da samoevalvacijske raziskave, ki trajajo manj kot tri mesece, običajno ne dosežejo svojega namena. Za uspešno raziskavo je primernejše vsaj šestmesečno obdobje.

Načrt samoevalvacijske raziskave naj obsega naslednje ključne postavke:

·        namen samoevalvacije,

·        cilj in omejitve samoevalvacije,

·        glavna področja samoevalvacije,

·        kriterije za ocenjevanje in vrednotenje podatkov,

·        podatke, ki jih je treba zbrati,

·        urnik in seznam osebnih zadolžitev.

Članki, viri, pripomočki, vprašalniki in drugi materiali objavljeni na spletni strani so nastali v letih 1999 do 2007. Naročniki lahko neomejeno uporabljajo, tiskajo in razmnožujejo vsebino portala. Spreminjanje vsebine ni dovoljeno.