Faze samoevalvacijskega procesa - 2. del

3. Zbiranje podatkov

Pri samoevalvaciji nikoli ne gre le za golo zbiranje informacij. Zbrane podatke lahko že takoj primerjamo z zastavljenimi merili in kriteriji. Na osnovi primerjav postavljamo primerljive sodbe. Pri načrtovanju te faze je treba opredeliti, koliko podatkov bomo zbrali, koliko časa bo trajalo zbiranje, kdo  jih bo zbiral … Ta faza je včasih zelo naporna in zamudna, zato naj bo zbiranje podatkov timsko delo, ne delo posameznikov.

Kaj so podatki? Podatki v kontekstu samoevalvacijske raziskave so vsa tista dejstva, ki se nanašajo na predmet raziskovanja in omogočajo postavljanje sodb. Podatki so lahko »trdi« – kvantitativni, merljivi in ali »mehki« – kvalitativni, opisni.

Podatke moramo osvetliti z vidika zastavljenih kriterijev. Šele podatek, ki ga primerjamo s kriterijem, je mogoče vrednotiti in interpretirati.

4.  Obdelava podatkov

Zbrane podatke je treba urediti in obdelati. Le tako lahko iz množice podatkov dobimo urejene rezultate, ki omogočajo nadaljnje primerjave, pojasnjevanje, interpretiranje in načrtovanje nadaljnjih korakov.

Kjer je le mogoče, je smiselno podatke kategorizirati, urediti v tabele. Pomembno je, da podatke uredimo v obvladljivo in razumljivo obliko.

5. Interpretacija podatkov, rezultatov, vrednotenje informacij

To je faza, pri kateri se organizacijam najpogosteje zatakne. Številne samoevalvacije namreč ostanejo na golem opisnem nivoju zbiranja podatkov. Za načrtovanje nadaljnjih korakov pa je nujno potrebno te podatke ovrednotiti: kaj je dobro, kaj se da zboljšati, kje so potrebne spremembe … Podatki, ki jih zgolj osvetlimo z vidika kriterijev, še niso sodbe. Pogosta napaka so tudi nejasne implicitne interpretacije in sodbe na nivoju opisa, ki naj bi izražal sodbo. Avtor implicitne sodbe predpostavlja, da imajo tudi tisti, ki bodo pregledovali njegovo sodbo, v mislih podobne kriterije in vrednote, to pa morda ne drži. Zato mora samoevalvacija vsebovati jasne sodbe, interpretacije in tudi razloge zanje.

Drugo past te faze predstavlja dejstvo, da je vsako vrednotenje subjektivno in odvisno od stališč in vrednot tistega (tistih), ki vrednoti(jo). Zato je lahko tudi v tej fazi zelo koristna pomoč zunanjega svetovalca. Nevtralni zunanji opazovalec lahko pomaga, da ostanejo interpretacije v mejah, ki jih dovoljujejo zbrani podatki.

Ta faza predstavlja osnovo za vse nadaljnje korake. Odloča, ali bo imela samoevalvacija učinek ali pa bo izzvenela v prazno. Zato si je zanjo vedno bolje vzeti več časa kot premalo.

Za to fazo samoevalvacijske raziskave so ključni naslednji elementi:

·        Natančno opredeljeni kriteriji, ki so so nujen pogoj za konstruktivne sodbe in interpretacije.

·        Samoevalvacija mora prepoznati močna področja in slabosti.

·        Sodbe morajo biti nedvoumne, jasne, eksplicitne, ne smejo biti dvomljive.

·        Izogibati se je treba ocenam kakovosti, ki niso podprte s podatki.

6. Predstavitev rezultatov

Osnovna predstavitev rezultatov samoevalvacijske raziskave je poročilo o samoevalvaciji. Že v fazi načrtovanja raziskave je potrebno opredeliti, kdo pripravlja poročilo in komu je namenjeno. Priporočljivo je pripraviti več različic poročila za različne uporabnike. Načrtovati je mogoče tudi druge načine predstavljanja rezultatov, od individualnih poročil posameznim zaposlenim: poročila učiteljem o tem, kako so učenci ocenili njihovo delo, do skupinskih predstavitev: predstavitev rezultatov na zboru vseh zaposlenih.

Komu je poročilo namenjeno? Na to vprašanje je treba odgovoriti že med načrtovanjem raziskave. Samoevalvacijsko poročilo lahko namreč zanima zelo širok krog bralcev. Včasih je dejansko mogoče pripraviti vsaj dve različici poročila: polno poročilo ostane v organizaciji, povzetke in priporočila pa posredujemo tudi drugim. Odločitev za distribucijo poročila je odvisna predvsem od prvotnega namena samoevalvacije.

Oblika poročila naj bo določena že vnaprej. Smiselno je vnaprej sprejeti odločitve o dolžini poročila, njegovi strukturi, rokih za oddajo posameznih delov poročila, za dokončanje in zelo pomembno – o avtorstvu poročila. Čeprav je skupina ljudi formalno odgovorna za poročilo, sta zbiranje podatkov in priprava osnutkov stvar posameznikov. Z vidika konsistentnosti sloga in koherentnosti argumentov je smiselno, da ima poročilo enega avtorja ali vsaj glavnega urednika. Pogosto avtor pripravi osnutek poročila brez sodb, vrednotenja in načrtovanih prihodnjih dejavnosti – te prispevajo vsi člani skupine za samoevalvacijo, avtor poročila pa jih pozneje vključi v končno poročilo. Za uspeh samoevalvacije je namreč pomembno, da so sodbe in predlagane akcije stvar konsenza celotne skupine.

Del poročila mora biti namenjen tudi skupini za samoevalvacijo. Skupina mora podati iskreno oceno svojega dela, svojih močnih lastnosti, slabosti in predlog zboljšav za naslednjo samoevalvacijsko raziskavo.

Za učinkovito samoevalvacijsko poročilo je pomembno:

1. pred začetkom raziskave določiti:

a) kdo bo pripravil osnutek poročila,

b) urnik s predvidenimi roki za predajo osnutka poročila,

c) strukturo poročila.

2. preveriti verodostojnost, veljavnost in zanesljivost podatkov,

3. sklepi naj:

a) ne vključujejo sodb, ki jih ne podpirajo podatki,

b) temeljijo na podatkih,

c) bodo oblikovani tako, da jih sprejme in odobri cela skupina za samoevalvacijo.

4. priporočila in predlogi za nadaljnje ukrepe naj bodo:

a) eksplicitni in dosegljivi,

b) jasno naslovljeni na osebe in organe, ki jih lahko pretvorijo v dejanja.

7. Načrtovanje prihodnjih ukrepov

Akcijski načrt je odločilen za to, ali bo poročilo o samoevalvaciji zaprašeno obležalo v predalu ali pa bo samoevalvacija dejansko vplivala na zviševanje kakovosti organizacije. Na osnovi sodb, ki izhajajo iz zbranih podatkov, mora organizacija pripraviti akcijski načrt, ki predvideva konkretne korake za ohranjanje kakovosti na ugotovljenih močnih področjih in za odpravljanje pomanjkljivosti.

Skupina za samoevalvacijo naj na osnovi skupnih sodb predlaga akcije in dejavnosti, namenjene krepitvi močnih področij ali zboljšanju šibkosti. Predlagane dejavnosti naj bodo uresničljive. Samoevalvacija, ki predlaga neuresničljive »sanje«, je zgolj izguba časa in vodi v demoralizacijo in cinizem v organizaciji. Če predlaganih dejavnosti zaradi objektivnih okoliščin ni moč uresničiti, je treba čim prej ukrepati in po potrebi spremeniti načrt.

Med načrtovane ukrepe sodi tudi načrt o prihodnjih samoevalvacijskih dejavnostih in predviden čas naslednje izpeljave samoevalvacijske raziskave. Če želimo doseči, da bo samoevalvacija resnično postala pomemben element kulture ugotavljanja in zagotavljanja kakovosti v organizaciji, mora postati trajen proces, ne pa muha enodnevnica.

7. Spremljanje rezultatov predvidenih ukrepov

Poleg akcijskega načrta je treba predvideti tudi kdaj in kako vpeljevati posamezne ukrepe in kako meriti in vrednotiti njihovo uspešnost. Za dolgoročni uspeh samoevalvacije je ključen dobro utečeni sistem za nadzorovanje in merjenje rezultatov predvidenih ukrepov.

Članki, viri, pripomočki, vprašalniki in drugi materiali objavljeni na spletni strani so nastali v letih 1999 do 2007. Naročniki lahko neomejeno uporabljajo, tiskajo in razmnožujejo vsebino portala. Spreminjanje vsebine ni dovoljeno.