Rokovanje s podatki v samoevalvaciji in njihovo predstavljanje

Obdelava zbranih podatkov, ki jo opravi in koordinira delovna skupina za samoevalvacijo, naj bo preprosta in pregledna. Rezultati naj bodo podani pregledno in jasno, brez nepotrebnega zapletanja ali zamegljevanja, da bodo omogočali nadaljnjo interpretacijo in načrtovanje ukrepov. Pri interpretaciji podatkov in iskanju nadaljnjih korakov naj sodeluje čim širši krog zaposlenih, obvezno pa vsi, ki jih podatki ali nadaljnji ukrepi zadevajo. Razprave, ki so namenjene interpretiranju podatkov, ugotavljanju močnih in šibkih točk v delu organizacije, postavljanju kratkoročnih in dolgoročnih ciljev ter načrtovanju konkretnih ukrepov, so običajno med najtežjimi deli celotnega samoevalvacijskega procesa, hkrati pa so tudi najpomembnejši, zato naj bo vanje vključenih čim več zaposlenih.

Samoevalvacija ni mehanicističen posel, ki zagotavlja zanesljiv uspeh, če so le zbrana ustrezna dejstva, ki prikažejo objektivno trenutno stanje organizacije. Tehnično–podatkovni del samoevalvacije je sicer pomemben, še pomembnejše pa je vprašanje, kakšen oseben odnos oblikujejo zaposleni do samoevalvacije v celoti in kako sprejemajo njene cilje. Pogosto se šele v fazi interpretiranja zbranih podatkov pokaže realno stanje. Pri tem odigrajo pomembno vlogo zavedna in nezavedna čustva, ki bodisi prispevajo k rešitvam bodisi ovirajo sprejemanje konkretnih ukrepov. Nevarnost negativnih čustvenih odzivov in izražanja odporov je sicer običajno največja v začetnih fazah samoevalvacije, ko se z njo še ne sprijaznijo vsi zaposleni in še ni razvita ustrezna klima. Težave je lažje premagati, če se vpleteni za proces samoevalvacije odločijo s konsenzom, prostovoljno in če je ozračje v organizaciji zaupljivo. Udeleženci morajo biti prepričani, da v ozadju samoevalvacije ni osebnega napada. Zato je treba predvideti in upoštevati socialne in čustvene dimenzije samoevalvacije v vseh delih procesa, od vzpostavljanja sistema pretoka informacij do refleksije kakovosti dela posameznika, skupin in organizacije v celoti, in seveda pri odločanju o ukrepih za zboljšanje stanja. Za vse to pa je potrebna ustrezna stopnja zaupanja, medsebojne strpnosti in osebne pripravljenosti posameznikov.

Za optimalno klimo za samoevalvacijo morajo biti izpolnjeni naslednji pogoji:

·      Transparentnost samoevalvacije: jasno mora biti, s kakšnimi cilji, kako, kdaj in kje se bo izvajala, kdo je odgovoren zanjo in kdo je vanjo vključen.

·      Ugotavljanje stanja mora biti naravnano na iskanje pozitivnih spodbud za spreminjanje manj ustrezne prakse ali za ohranjanje dobre prakse na za organizacijo pomembnih področjih.

·      Uporabljeni inštrumenti naj zagotovijo objektivne podatke. Posamezna vprašanja naj se osvetlijo z več plati (vodstvo, zaposleni, otroci, starši), tako je mogoče zagotavljati potrebno refleksijo na interpretacijo podatkov.

·      V organizaciji mora biti ustvarjeno ozračje zaupanja, jasna mora biti odgovornost, razvidni postopki odločanja.

·      Iniciativo za samoevalvacijo morajo zaposleni sprejeti kot svojo osebno odgovornost.

·      Odločanje organizacije kot celote in vsakega posameznika za sodelovanje v procesu samoevalvacije mora biti prostovoljno.

Članki, viri, pripomočki, vprašalniki in drugi materiali objavljeni na spletni strani so nastali v letih 1999 do 2007. Naročniki lahko neomejeno uporabljajo, tiskajo in razmnožujejo vsebino portala. Spreminjanje vsebine ni dovoljeno.