Katalog in naročilnica

KATALOG

NAROČILNICA

Faze samoevalvacijskega procesa

Vsak proces samoevalvacije sledi sedmim temeljnim fazam. Vse faze so ključnega pomena za uspeh celotne samoevalvacije,  zato lahko vsaka pomanjkljivo izvedena posamezna faza ogrozi uspeh celotnega samoevalvacijskega procesa.

Temeljne faze samoevalvacijskega procesa:

1.      Postavitev ciljev, opredelitev namena in področij samoevalvacije

Opredelitev glavnega namena samoevalvacije. Danes govorimo predvsem o dveh temeljnih vidikih samoevalvacije – prevzemanju odgovornosti in iskanju zboljšav. Identificiranje močnih področij in slabosti organizacije omogoča, da se zaposleni vidijo v dejanski podobi, kar pomeni velik korak k prevzemanju odgovornosti za svoje delo. Hkrati ji ta samorefleksija omogoča krepitev močnih področij in prevzemanje ukrepov za premagovanje slabosti, torej za uvajanje zboljšav.

Opredelitev ciljev in namena je izredno pomembna faza samoevalvacijske raziskave. Številne organizacije, ki nimajo izkušenj s samoevalvacijo, si v želji po čim večji količini povratnih informacij v svojem prvem poskusu samoevalvacije postavijo preširoke cilje. Treba je vedeti, da lahko samoevalvacija zajame skorajda neskončno število podatkov, kar seveda ni smotrno. Naloga organizacije je, da omeji potencial podatkov na določeno število podatkov, ki jih zmore obdelati, pojasniti in z njihovo pomočjo opredeliti smernice za nadaljnje delo in zboljšave. Pri tem lahko odigra pomembno vlogo zunanja organizacija ali oseba s samoevalvacijskimi izkušnjami, ki pomaga razjasniti in vnaprej natančno opredeliti, na kaj se bo samoevalvacija usmerila, kateri je njen osnovni namen, kaj se bo evalviralo: vzgojno–izobraževalni proces, učitelji, tehnična oprema, ustreznost prostorov, vodenje.

Ta faza samoevalvacije je pomembna tudi zato, ker lahko v njej prihaja do napetosti v organizaciji. Različne vpletene skupine imajo pogosto različne interese, zato mora biti odločitev o ciljih, namenu in področjih samoevalvacije tako kot sama odločitev zanjo stvar skupnega konsenza.

Samoevalvacija ni orodje za zboljšanje stikov z javnostjo ali za marketing. Če se za samoevalvacijo skriva potreba organizacije, da bi javnost ali stroko prepričala o svoji odličnosti, se lahko samoevalvacija hitro spremeni v samopoveličevanje, samoopravičevanje ali celo v samoprevaro.

Samoevalvacija je raziskovalna, ne administrativna dejavnost. Pri samoevalvaciji pogosto obstaja nevarnost birokratizma. Zato ne smemo nikdar spregledati dejstva, da je temeljni cilj samoevalvacije ugotavljanje, ali organizacija dosega zastavljene vzgojno–izobraževalne cilje in ali se lahko zboljšata trenutno stanje in praksa.

Pred začetkom samoevalvacije je smotrno razjasniti naslednja vprašanja:

·        Razjasniti namen samoevalvacije.

·        Opredeliti njen temeljni namen. Včasih ga je najbolje opredeliti v obliki jasne eksplicitne izjave.

·        Tudi za opredelitev dopolnilnih namenov je smiselna oblika jasne eksplicitne izjave.

·        Ko oblikujemo eksplicitne izjave, v njih jasno opredelimo področje samoevalvacijske raziskave: koga in kaj bomo evalvirali.

·        Vse osebe, vključene v samoevalvacijo, morajo poznati in razumeti njen namen.

·        O rezultatih samoevalvacije ne smemo zastavljati nobenih vnaprejšnjih domnev.

2.      Načrtovanje – izbiranje ustrezne metode za samoevalvacijsko raziskavo

K načrtovanju ter izbiranju ustrezne metode za samoevalvacijsko raziskavo sodi načrtovanje, odločanje o tem, kako bomo zbirali informacije, kdo jih bo zbiral, kdo jih bo podajal, ali obstajajo kakšni standardi, kriteriji, na katere se pri tem opremo. Opredeljevanje kriterijev in priprava konkretnih pripomočkov za zbiranje informacij, na primer vprašalnikov, sta del te faze. Tudi tokrat je pomoč zunanjega svetovalca zelo koristna, še posebno v organizacijah, ki se prvič lotevajo samoevalvacije.

Potreba po skupnem načrtu. Pred začetkom samoevalvacijske raziskave potrebuje skupina za samoevalvacijo dovolj časa za načrtovanje in iskanje konsenza. Če je načrt površen, so lahko prizadevanja zaman, pride na primer do zamudnega zbiranja nepotrebnih informacij, do zamujenih priložnosti, ker ne moremo zbrati pomembnih informacij, ali do zapletov pri vrednotenju podatkov. Zato je smiselno pripraviti čim podrobnejši načrt, natančno razjasniti odgovornosti in naloge posameznih članov skupine za samoevalvacijo in postaviti roke za izvedbo posameznih faz raziskave. Načrt mora upoštevati človeške in materialne vire, ki so na razpolago. Če so viri omejeni, mora biti načrt prilagojen situaciji, sicer ne bo realističen in ne bo izvedljiv.

Izbiranje področij, ki jih bo zajela raziskava. Načrt naj opredeli temeljna področja, ki jih bo zajela samoevalvacijska raziskava. Ta področja lahko izbere skupina za samoevalvacijo, včasih celoten kolektiv ali zunanji dejavnik (zakonodajalec), pogosta je kombinacija vseh možnosti.

Načrtovanje zahteva prepoznavanje in določanje kriterijev. Samoevalvacija je že po svoji opredelitvi subjektivna, odvisna od presojanja in vrednotenja, zato ji vnaprej določeni kriteriji zvišajo objektivnost. V načrtovanju raziskave je smiselno opredeliti posamezne cilje in kriterije, ki bi jim bilo treba zadostiti.

Primer tabele v kakršni lahko opredelimo področja, ki jih zajame samoevalvacija, s področji povezane cilje in kriterije za merjenje stopnje realizacije ciljev:

Prepoznavanje informacij, ki so povezane s posameznimi kriteriji. Ko opredelimo kriterije, moramo ugotoviti, katere podatke potrebujemo za posamezne kriterije in kdo bo prevzel odgovornost za njihovo zbiranje. Šele ko vemo, katere podatke potrebujemo, lahko izbiramo in načrtujemo ustrezne metode za njihovo zbiranje.

Ugotavljanje, kdo bo vključen v samoevalvacijsko raziskavo in kakšno vlogo bo igral v njej. V idealnih pogojih zajame samoevalvacija vse vpletene osebe: zaposlene, učence, starše ... Vendar je treba pri načrtovanju upoštevati tudi časovne in materialne omejitve.

Priprava urnika, opredelitev ključnih faz raziskave in določitev rokov za posamezne faze. Urnik naj bo zastavljen skladno z realnimi možnostmi. Smiselno je, da skupina za samoevalvacijo sproti spremlja, ali se drži urnika ali pa ga je treba prilagajati posameznim okoliščinam. Izkušnje kažejo, da samoevalvacijske raziskave, ki trajajo manj kot tri mesece, običajno ne dosežejo svojega namena. Za uspešno raziskavo je primernejše vsaj šestmesečno obdobje.

Načrt samoevalvacijske raziskave naj obsega naslednje ključne postavke:

·        namen samoevalvacije,

·        cilj in omejitve samoevalvacije,

·        glavna področja samoevalvacije,

·        kriterije za ocenjevanje in vrednotenje podatkov,

·        podatke, ki jih je treba zbrati,

·        urnik in seznam osebnih zadolžitev.

3. Zbiranje podatkov

Pri samoevalvaciji nikoli ne gre le za golo zbiranje informacij. Zbrane podatke lahko že takoj primerjamo z zastavljenimi merili in kriteriji. Na osnovi primerjav postavljamo primerljive sodbe. Pri načrtovanju te faze je treba opredeliti, koliko podatkov bomo zbrali, koliko časa bo trajalo zbiranje, kdo  jih bo zbiral … Ta faza je včasih zelo naporna in zamudna, zato naj bo zbiranje podatkov timsko delo, ne delo posameznikov.

Kaj so podatki? Podatki v kontekstu samoevalvacijske raziskave so vsa tista dejstva, ki se nanašajo na predmet raziskovanja in omogočajo postavljanje sodb. Podatki so lahko »trdi« – kvantitativni, merljivi in ali »mehki« – kvalitativni, opisni.

Podatke moramo osvetliti z vidika zastavljenih kriterijev. Šele podatek, ki ga primerjamo s kriterijem, je mogoče vrednotiti in interpretirati.

4.  Obdelava podatkov

Zbrane podatke je treba urediti in obdelati. Le tako lahko iz množice podatkov dobimo urejene rezultate, ki omogočajo nadaljnje primerjave, pojasnjevanje, interpretiranje in načrtovanje nadaljnjih korakov.

Kjer je le mogoče, je smiselno podatke kategorizirati, urediti v tabele. Pomembno je, da podatke uredimo v obvladljivo in razumljivo obliko.

5. Interpretacija podatkov, rezultatov, vrednotenje informacij

To je faza, pri kateri se organizacijam najpogosteje zatakne. Številne samoevalvacije namreč ostanejo na golem opisnem nivoju zbiranja podatkov. Za načrtovanje nadaljnjih korakov pa je nujno potrebno te podatke ovrednotiti: kaj je dobro, kaj se da zboljšati, kje so potrebne spremembe … Podatki, ki jih zgolj osvetlimo z vidika kriterijev, še niso sodbe. Pogosta napaka so tudi nejasne implicitne interpretacije in sodbe na nivoju opisa, ki naj bi izražal sodbo. Avtor implicitne sodbe predpostavlja, da imajo tudi tisti, ki bodo pregledovali njegovo sodbo, v mislih podobne kriterije in vrednote, to pa morda ne drži. Zato mora samoevalvacija vsebovati jasne sodbe, interpretacije in tudi razloge zanje.

Drugo past te faze predstavlja dejstvo, da je vsako vrednotenje subjektivno in odvisno od stališč in vrednot tistega (tistih), ki vrednoti(jo). Zato je lahko tudi v tej fazi zelo koristna pomoč zunanjega svetovalca. Nevtralni zunanji opazovalec lahko pomaga, da ostanejo interpretacije v mejah, ki jih dovoljujejo zbrani podatki.

Ta faza predstavlja osnovo za vse nadaljnje korake. Odloča, ali bo imela samoevalvacija učinek ali pa bo izzvenela v prazno. Zato si je zanjo vedno bolje vzeti več časa kot premalo.

Za to fazo samoevalvacijske raziskave so ključni naslednji elementi:

·        Natančno opredeljeni kriteriji, ki so so nujen pogoj za konstruktivne sodbe in interpretacije.

·        Samoevalvacija mora prepoznati močna področja in slabosti.

·        Sodbe morajo biti nedvoumne, jasne, eksplicitne, ne smejo biti dvomljive.

·        Izogibati se je treba ocenam kakovosti, ki niso podprte s podatki.

6. Predstavitev rezultatov

Osnovna predstavitev rezultatov samoevalvacijske raziskave je poročilo o samoevalvaciji. Že v fazi načrtovanja raziskave je potrebno opredeliti, kdo pripravlja poročilo in komu je namenjeno. Priporočljivo je pripraviti več različic poročila za različne uporabnike. Načrtovati je mogoče tudi druge načine predstavljanja rezultatov, od individualnih poročil posameznim zaposlenim: poročila učiteljem o tem, kako so učenci ocenili njihovo delo, do skupinskih predstavitev: predstavitev rezultatov na zboru vseh zaposlenih.

Komu je poročilo namenjeno? Na to vprašanje je treba odgovoriti že med načrtovanjem raziskave. Samoevalvacijsko poročilo lahko namreč zanima zelo širok krog bralcev. Včasih je dejansko mogoče pripraviti vsaj dve različici poročila: polno poročilo ostane v organizaciji, povzetke in priporočila pa posredujemo tudi drugim. Odločitev za distribucijo poročila je odvisna predvsem od prvotnega namena samoevalvacije.

Oblika poročila naj bo določena že vnaprej. Smiselno je vnaprej sprejeti odločitve o dolžini poročila, njegovi strukturi, rokih za oddajo posameznih delov poročila, za dokončanje in zelo pomembno – o avtorstvu poročila. Čeprav je skupina ljudi formalno odgovorna za poročilo, sta zbiranje podatkov in priprava osnutkov stvar posameznikov. Z vidika konsistentnosti sloga in koherentnosti argumentov je smiselno, da ima poročilo enega avtorja ali vsaj glavnega urednika. Pogosto avtor pripravi osnutek poročila brez sodb, vrednotenja in načrtovanih prihodnjih dejavnosti – te prispevajo vsi člani skupine za samoevalvacijo, avtor poročila pa jih pozneje vključi v končno poročilo. Za uspeh samoevalvacije je namreč pomembno, da so sodbe in predlagane akcije stvar konsenza celotne skupine.

Del poročila mora biti namenjen tudi skupini za samoevalvacijo. Skupina mora podati iskreno oceno svojega dela, svojih močnih lastnosti, slabosti in predlog zboljšav za naslednjo samoevalvacijsko raziskavo.

Za učinkovito samoevalvacijsko poročilo je pomembno:

1. pred začetkom raziskave določiti:

a) kdo bo pripravil osnutek poročila,

b) urnik s predvidenimi roki za predajo osnutka poročila,

c) strukturo poročila.

2. preveriti verodostojnost, veljavnost in zanesljivost podatkov,

3. sklepi naj:

a) ne vključujejo sodb, ki jih ne podpirajo podatki,

b) temeljijo na podatkih,

c) bodo oblikovani tako, da jih sprejme in odobri cela skupina za samoevalvacijo.

4. priporočila in predlogi za nadaljnje ukrepe naj bodo:

a) eksplicitni in dosegljivi,

b) jasno naslovljeni na osebe in organe, ki jih lahko pretvorijo v dejanja.

7. Načrtovanje prihodnjih ukrepov

Akcijski načrt je odločilen za to, ali bo poročilo o samoevalvaciji zaprašeno obležalo v predalu ali pa bo samoevalvacija dejansko vplivala na zviševanje kakovosti organizacije. Na osnovi sodb, ki izhajajo iz zbranih podatkov, mora organizacija pripraviti akcijski načrt, ki predvideva konkretne korake za ohranjanje kakovosti na ugotovljenih močnih področjih in za odpravljanje pomanjkljivosti.

Skupina za samoevalvacijo naj na osnovi skupnih sodb predlaga akcije in dejavnosti, namenjene krepitvi močnih področij ali zboljšanju šibkosti. Predlagane dejavnosti naj bodo uresničljive. Samoevalvacija, ki predlaga neuresničljive »sanje«, je zgolj izguba časa in vodi v demoralizacijo in cinizem v organizaciji. Če predlaganih dejavnosti zaradi objektivnih okoliščin ni moč uresničiti, je treba čim prej ukrepati in po potrebi spremeniti načrt.

Med načrtovane ukrepe sodi tudi načrt o prihodnjih samoevalvacijskih dejavnostih in predviden čas naslednje izpeljave samoevalvacijske raziskave. Če želimo doseči, da bo samoevalvacija resnično postala pomemben element kulture ugotavljanja in zagotavljanja kakovosti v organizaciji, mora postati trajen proces, ne pa muha enodnevnica.

8. Spremljanje rezultatov predvidenih ukrepov

Poleg akcijskega načrta je treba predvideti tudi kdaj in kako vpeljevati posamezne ukrepe in kako meriti in vrednotiti njihovo uspešnost. Za dolgoročni uspeh samoevalvacije je ključen dobro utečeni sistem za nadzorovanje in merjenje rezultatov predvidenih ukrepov.

© dr. Kristijan Musek Lešnik, dr. Petra Lešnik Musek, 2006, 2013, 2014

IPSOS dr. Kristijan Musek Lešnik s.p., Požarnice 26d, 1351 Brezovica pri Ljubljani, e-pošta: publikacije@ipsos.si