Pomen jasne opredelitve in zapisa poslanstva

Tudi če v podjetju »živi« občutek poslanstva, ki daje sorazmerno konsistentne odgovore na vprašanja kaj je podjetje, zakaj obstaja, kaj počne, na kaj je osredotočeno, kakšni so njegovi cilji. komu služi ipd., ta predstava ni nedvoumna, dokler je podjetje jasno ne opredeli. Nejasna, neenotna in nekonsistentna predstava o poslanstvu pa, namesto da bi povezovala ljudi in skupine v podjetju, lahko drobi njihova prizadevanja. Tudi če je takšna predstava sorazmerno enotna, počasi bledi, v podjetju pa se začnejo vse bolj širiti različna pojmovanja o osrednjih prioritetah. Te nekonstruktivne procese prekine šele jasna opredelitev poslanstva.

Tudi jasno poslanstvo ima omejen rok trajanja: traja, dokler »živi« v zavesti ljudi v podjetju. Če se ne obnavlja, počasi bledi. Najboljša zaščita proti temu je zapis poslanstva, ki jasno opredeli bistvo podjetja. Tudi najbolj konstruktivna razprava lahko »pade«, če podjetju ne uspe učinkovito preliti njenih spoznanj na papir. Z zapisom, ki nedvoumno opredeli zakaj, za kaj in za koga obstaja in kaj počne, podjetje dobi pomembno orodje za:

·         navdihovanje in motiviranje ljudi k višjim dosežkom in učinkovitosti,

·         zagotavljanje konsistentnega razporejanja virov in sredstev,

·         ustvarjanje ravnovesja med različnimi (velikokrat konfliktnimi) interesi in pričakovanji pomembnih skupin (lastnikov, delničarjev, vodstva, zaposlenih, uporabnikov, potrošnikov in drugih).

Pisanje izjave o poslanstvu je zelo pomemben del razprave o poslanstvu. Vendar naj ne bo njen osrednji cilj. Ta mora biti iskanje skupnih predstav o smislu in namenu delovanja podjetja. Šele po koncu razprave, ko se razjasnijo ta pojmovanja, nastane izjava o poslanstvu kot njihov jedrnat odsev. Ki v nekaj povedih ljudem v in izven podjetja sporoča bistvo, namere in pričakovanja podjetja ter značilnosti njegove skupne identitete.

Zapisana izjava o poslanstvu

Če podjetje v zapisano poslanstvo spretno vtke svoje bistvo na način, ki motivira in navdihuje njegove ljudi, razprava o poslanstvu povzroči pomembne premike proti višji kakovosti, uspešnosti in učinkovitosti na vseh ključnih področjih njegovega »življenja«. 

Čas za pripravo pisnega dokumenta nastopi, ko se v okviru razprave poenoti razumevanja tega, kaj počne in zakaj obstaja podjetje. Priprava izjave o poslanstvu ni preprost korak. Zahteva oblikovanje jedrnatega in razumljivega besedila, ki bo zajelo vse bistvene poudarke razprave in pojasnilo, kaj podjetje počne, s čim in kako se ukvarja. Zapisano poslanstvo mora ključne prioritete podjetja ves čas ohranjati v ospredju. Ljudem v podjetju mora omogočiti, da jih »vgradijo« v vse pomembne procese in dejavnosti. Takšna izjava o poslanstvu lahko vsebuje naslednje elemente:

·         namen, cilj: zakaj podjetje obstaja in kaj želi doseči;

·         ljudje: kdo so ljudje v podjetju in kdo so ključni ljudje izven njega;

·         dejavnost: glavne metode, postopke, ravnanja in dejavnosti, ob pomoči katerih podjetje dosega cilje;

·         navezanost na vrednote: kako se podjetje pri uresničevanju poslanstva navezuje na svoje organizacijske (skupne) vrednote.

Funkcije zapisane izjave o poslanstvu

Zapisana izjava o poslanstvu ima več pomembnih funkcij:

·         »Pripoveduje« identiteto podjetja. Ljudem v in izven njega pojasnjuje, kako je podjetje podobno drugim in kako se od njih razlikuje. Opredeli značilnosti, ki podjetje razlikujejo od drugih, ki opravljajo podobne dejavnosti in ustvari jasno podobo o njegovih edinstvenih potezah. Zato je pomemeben dejavnik, ki spodbuja istovetenje ljudi (zaposlenih in potrošnikov) s podjetjem.

·         Z vidika vodenja je lahkon izjava o poslanstvu pomembno orodje, s pomočjo katerega menedžment usmerja prizadevanja ljudi v podjetju. Bolj kot je zapisano poslanstvo jasno in nedvoumno, bolj učinkovito orodje vodenja je. 

·         Izjava o poslanstvu ne le opredeli namen podjetja, ampak, kot pravi Philip Kotler, igra vlogo »nevidne roke«, ki usmerja njegove ljudi, da lahko neodvisno delajo in skupaj dosežejo želeno stanje. Kot smerokaz pomaga zaposlenim in vodstvu pri sprejemanju odločitev in vodi k višji učinkovitosti. Obenem rešuje zadrege: ob njeni pomoči ljudje v podjetju vedo, kako ravnati v nejasnih situacijah.

·         Izjava o poslanstvu je tudi pomemben pripomoček, ki pomaga motivirati zaposlene in usmerjati njihova prizadevanja proti skupni viziji. Ker govori o bistvenih vprašanjih (smislu, namenu, ciljih), ljudi opominja na bistvo njihovega dela, na ravnanja v duhu skupnih vrednot, ter navdihuje in navdušuje pri njihovem uresničevanju.

·         Izjava o poslanstvu je pomembno komunikacijsko sredstvo. Pomembnim ljudem in skupinam sporoča ne samo identiteto podjetja, ampak tudi že nakazuje njegove prihodnje usmeritve.

·         Izjava o poslanstvu je tudi orodje trženja: ljudem v podjetju lajša presojo, ali in kako se čutijo del te »podobe« oziroma ali želijo ostati del te »zgodbe«. Uporabnikom pa pojasni, kaj jim podjetje ponuja, in jim pomaga odločiti, ali se želijo »povezati« z njim.

Podjetja uporabljajo zapisano poslanstvo zelo različno. Ponekod ga zgolj obesijo na stene in sčasoma pozabijo nanj. Druga ga morda uporabljajo občasno, kadar želijo poudariti vtis kakovosti, odličnosti, uspešnosti. V teh primerih izjave o poslanstvu ne pomenijo veliko, niti ne prispevajo k dvigu kakovosti in učinkovitosti. Z izjavo o poslanstvu pridobi le tisto podjetje, ki v njej prepozna močno orodje za vsakdanjo rabo. Ki jo aktivno uporablja za koordinacijo prizadevanj pri strateškem načrtovanju. In z njeno pomočjo vzpostavlja vsakodnevne prioritete ter ocenjuje nove ali že obstoječe cilje, dejavnosti in procese.

© Kristijan Musek Lešnik, 2006