Zakaj je vrednote, poslanstvo in vizijo smiselno zapisati?

Izjave o vrednotah, poslanstvu in viziji so danes pogost pojav na stenah, na spletnih straneh in v različnih dokumentih podjetij. Čeprav lahko njihovo razširjenost deloma pripišemo »modnim smernicam«, pa je vendar očitno, da številna podjetja dobro razumejo, kako pomembne so takšne zapisane informacije. In kako uporabne so kot pripomoček, ki ljudem olajša odločanje o tem, ali ostati oziroma postati del podjetja (kot zaposleni) oziroma razviti ali ohraniti drugačen odnos z njim (kot potrošnik oziroma uporabnik).

Potreba po jasno opredeljenih vrednotah, poslanstvu in viziji izvira iz dveh različnih potreb. Prva je želja po osmišljanju bivanja, ki ljudi vodi k iskanju smisla v stvareh, ki jih počnejo. Druga, enako pomembna, je želja po razumevanju in predvidevanju prihodnosti. Ena in druga sprožata različna vprašanja, ki si jih lahko zastavljajo podjetje in njegovi ljudje. Nekatera od teh osrednjih vprašanj, ki si jih podjetje zastavi v okviru razmišljanja o identiteti in prihodnosti, sem že omenil. Ker izvirajo iz dveh pomembnih človeških teženj, so jasni in nedvoumni odgovori nanje pomembni tako za notranjo kot tudi za zunanjo javnost podjetja.

Primerna oblika za te odgovore je niz jasnih mislih, ki jedrnato pojasnjujejo bistvo podjetja, njegovo identiteti in elemente pričakovane prihodnosti. Takšen niz »osrednjih misli« lahko podjetja poimenujejo zelo različno, največkrat pa kot izjave o vrednotah, poslanstvu, vodilnih načelih, viziji, prihodnosti, etosu, smernicah, namenu, strateških ciljih podjetja ipd.

Izjave o poslanstvu, vrednotah in viziji so pisne opredelitve značilnosti, ciljev in temeljnih načel podjetja (kaj, zakaj, kako in za koga počne), ki povzemajo želje in pričakovanja podjetja glede trenutne stvarnosti in prihodnosti. Namenjene so vsem, ki imajo (ali razmišljajo o tem) opravka s podjetjem, bodisi kot člani, bodisi kot uporabniki. Seznanjajo jih z njegovo podobo, nameni in značajem. Opisujejo značilne posebnosti in sposobnosti podjetja in njegovo odločitev o prednostnih nalogah. Razjasnijo, kaj in kako bo podjetje počelo, da bo doseglo želene cilje, ter kaj ga bo vodilo pri tem. Obenem spodbujajo nadaljnjo razpravo o teh vprašanjih v podjetju, med menedžmentom in zaposlenimi. Nenazadnje pa so tudi pomembno orodje za uravnavanje odnosov podjetja z uporabniki in zunanjimi partnerji.

Zakaj zapisovanje? Ali ne zadošča poglobljena razprava, v kateri sodeluje večina ljudi v podjetju? Odgovor je: ne, ne zadošča. Prvič: ker je človeški spomin selektiven in si lahko razpravo vsak zapomni in interpretira nekoliko po svoje. Drugič: ker lahko spomin na razpravo sčasoma zbledi. In tretjič: ker bodo v stik s podjetjem prihajali novi ljudje, ki niso sodelovali v razpravi. Če želi podjetje z razpravo o identiteti in prihodnosti priti do orodij za lažje sprejemanje vsakodnevnih odločitev in izbiranje med alternativami, pač potrebuje jasno in nedvoumno opredeljene organizacijske vrednote, poslanstvo in vizijo. Le jasni in nedvoumni zapisi bodo ljudem v podjetju zagotovili kriterije oziroma kažipote za izbiro ustreznih prihodnjih ravnanj. Če bodo imeli priložnost, da različne možnosti pretehtajo v luči jasno opredeljenega poslanstva in vrednot podjetja, bodo lahko v kateri koli situaciji ocenili, katere so v njihovem duhu, in katere niso. Če bodo lahko pretehtali te možnosti z vidika jasne vizije, bodo laže ocenili, katere vodijo k ključnim ciljem podjetja in katere stran od njih.

- - -

Podjetja so pri zapisovanju vrednot, poslanstev in vizij različno uspešna. Njihovi zapisi se ne razlikujejo samo po vsebini, tudi po učinkovitosti in jasnosti. Prav tako se razlikuje njihova moč vplivanja na uspešnost podjetja. Vsako misel se pač da zapisati boljše ali slabše. Dober namen in dobre želje, tudi plodna in bogata razprava, še niso zagotovilo za učinkovite izjave o vrednotah, poslanstvu in viziji, ki bodo postale osrednja vodila za podjetje in njegove ljudi.

Dokončne izjave o vrednotah, poslanstvu in viziji podjetja navadno oblikuje manjša skupina ljudi (ali celo en sam). Zato je ključno, kako uspešni so ti ljudje pri prenašanju izkušenj in vsebin predhodne široke in poglobljene razprave na papir. Pri tem pa ne gre le za besedne spretnosti; te so sicer nujen pogoj, vendar same ne zadoščajo za nastanek učinkovitih zapisov. Če naj ti pustijo pomemben pečat in vplivajo na uspešnost in učinkovitost v podjetju, namreč ni dovolj, da korektno povzamejo ključne poudarke razprave. Morajo tudi motivirati, navdihovati, usmerjati, voditi in nadzorovati vedenje in ravnanje. Če želi podjetje z njimi navdihniti in motivirati svoje ljudi, bo to doseglo le, če bodo opredeljene vrednote in poslanstvo izražale resnično identiteto podjetja. In če bo zapisana vizija dovolj privlačna in uresničljiva, da bo pritegnila veliko večino. Takšne izjave, ki dajo delu pomen in ga osmišljajo, ljudem v podjetju pomagajo uresničevati širše cilje in konstruktivno usmerjati napore. Nenazadnje jih spodbujajo, da skupne cilje postavijo tudi v ospredje svojih interesov. Zato izjave o vrednotah, poslanstvu in viziji, ki ne premorejo tega sinergičnega, energičnega in usmerjevalnega naboja, ne dosežejo želenega učinka.

»Življenje« vsake zapisane izjave o vrednotah, poslanstvu ali viziji je torej odvisno od poteka razprave, njene vsebine, stopnje doseženega soglasja med udeleženci razprave, spretnosti njenih zapisovalcev, ter njene jasnosti in sporočilnosti. Obenem pa lahko takšna izjava postane ustrezna podlaga za razvijanje jasnih kratko- in dolgoročnih ciljev in načrtov le, če temelji na ustrezni oceni identitete, zgodovine, trenutne stvarnosti in prihodnjih priložnosti podjetja. Le ob izpolnjevanju teh zahtev lahko prevzame vlogo nadzornega mehanizma, ki ohranja podjetje v »pravi smeri«, pomaga, da ne zaide s svojega področja, da ne zasleduje neuresničljivih ciljev, in ne izgublja dragocene energije za nepomembne postopke in ravnanja.

© Kristijan Musek Lešnik, 2006