Učinkovita komunikacija v podjetju

Kolikokrat pobude za spremembe in izboljšave v podjetjih propadejo zato, ker jih ljudem v podjetju nihče ni razložil in jim ni nihče pojasnil, kakšne pridobitve zanje pomenijo. Kolikokrat se blagajničarke v trgovinah znajdejo v zadregi, ko jim kupec maha pred nosom s ponudbo, ki jo je zjutraj našel v nabiralniku, one pa ne vedo o njej čisto nič. Kolikokrat so zgodbe, ki jih pripoveduje oddelek za marketing neskladne z zgodbami, ki jih javnosti ponujata oddelek za PR in tisti, ki dejejo končni pečat za donacije in sponzorstva.

Ena od stvari, ki jih vedno težko razumem je, kako številna so podjetja, ki ogromno vlagajo v komuniciranje navzven, in silno malo v notranje komunikacije. In to kljub temu, da so kakršen koli PR, korporativno komuniciranje, in integrirane marketinške komunikacije, ki se ne osredotočijo tudi na notranjo dimenzijo komuniciranja v podjetju – nič več kot le kozmetična lepotila za zunanjo rabo.

Zanemarjanje notranje komunikacije se lahko zelo hitro maščuje – ustvarja vtis nekonsistentnosti, dvoličnosti, ki se iz notranjosti hitro preseli navzven (in ga tudi še tako draga kozmetika ne more prikriti). Kaj pomaga podjetju sporočanje bistvenih podatkov zunanji javnosti, če jih pozabi posredovati svojim ljudem.

Priložnosti za komuniciranje v podjetju je ogromno. Ob vsakdanjih stikih, ki omogočajo širjenje informacij, imajo podjetja na razpolago široko paleto medijev, ki pomagajo pri načrtnem širjenju kulture komuniciranja v podjetju:

·         od časopisov,

·         razglasnih tabel,

·         plakatov,

·         videa,

·         e-pošte,

·         telefonskih sporočil,

·         formalnih in neformalnih srečanj,

·         letnih in drugih poročil,

·         srečanj s partnerji,

·         srečanj s potrošniki in uporabniki,

·         izobraževanj,

·         sestankov,

·         konferenc,

·         do intraneta (in množice drugih medijev in priložnosti za izmenjavo in posredovanje informacij.

Včasih je prav neverjetno gledati, kako slabo izkoriščajo podjetja tolikere priložnosti za komuniciranje. In kako zanemarjajo možne učinke sinergij, ki jih lahko ima kombiniranje različnih medijev in kanalov za notranjo komunikacijo. kako zanemarjajo priložnosti za komuniciranje, kadar se zbirajo različne skupine na sestankih.

Najbolj absurdno pri vsem tem je, da je strošek notranje komunikacije v podjetju največkrat dobesedno zanemarljiv s stroški komuniciranja navzven. In da ima veliko podjetij, ki zanemarjajo notranjo komunikacijo, razvite sofisticirane state-of-the-art mehanizme komuniciranja navzven. Strošek razvoja sistematičnih mehanizmov komuniciranja v podjetju je lahko zanemarljiv – njegove pridobitve pa so lahko ogromne.

En od najbolj neverjetnih vzrokov za nerazvito kulturo komuniciranja v podjetjih je prepričanje menedžmenta, da nekatere informacije niso za vse. Tudi če je takšno prepričanje pri nekaterih ključnih strateških informacijah upravičeno, pa ne more preprečiti nečesa: (1) informacije se hočeš nočeš vedno širijo, in (2) kadar se širijo po neformalnih kanalih, lahko hitro mutirajo v »informacije«, ki so za podjetje dosti bolj škodljive kot bi bila prvotna informacije. Takšno neformalno širjenje informacij povrh vsega velikokrat spremlja še cinizem, nezadovoljstvo in drugi nezaželeni in nekonstruktivni pojavi. V vsakem primeru je torej dosti bolje, da podjetje razvije kulturo odprtega komuniciranja, v kateri imajo vsi njegovi ljudje dostop do informacij in jim jih podjetje redno zagotavlja. Tudi tiste strateške in »zaupne« – navsezadnje je usoda katere koli strategije odvisna od dela ljudi v podjetju, in ljudje, ki čutijo, da jim podjetje zaupa in jih ceni, dajo od sebe več in boljše.

Razvoj kulture komuniciranja sproži več pomembnih premikov. En od teh je razumevanje, da je informacija učinkovito posredovana šele takrat, ko jo sleherni prejemnik razume tako, kot jo je želel posredovalec podati. (Prvič je morda nekateri niso razumeli, drugič ji morda niso verjeli; če se posredovanje informacije konča na kateri koli od teh točk, informacija ne bo dosegla želenega učinka.) To pa pomeni, da je velikokrat potrebno ponavljanje, razjasnjevanje.

Razvijanje kulture in mehanizmov odprtega komuniciranja seveda ne sme pomeniti, da se komuniciranje ukalupi v tog model. Vedno je treba pustiti odprte kanale za prost pretok informacij: odprta in aktivna komunikacije je vitalen element živega kolektiva in učinkovitega podjetja.

© Kristijan Musek Lešnik, 2006